Der technologische Wandel hat auch die Baubranche erfasst und eröffnet dort umfassende Möglichkeiten für die notwendige Optimierung von Prozessen. Ein Bereich, der dabei besonders im Fokus steht, ist das Bautagebuch. Für viele ein notwendiges Übel, das viel Zeit kostet, aber dennoch regelmäßig Schwierigkeiten bereitet. Kein Wunder also, dass das Bautagebuch nicht gerade ein heißer Anwärter auf einen Beliebtheitspreis ist.
Aber nun verspricht die Digitalisierung endlich eine Entlastung geplagter Bauleiter. Doch Vorsicht, das digitale Bautagebuch macht nicht automatisch alles besser. Sie müssen auch die richtigen Rahmenbedingungen dafür schaffen und eine passende Softwarelösung finden. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie der Umstieg auf ein digitales Bautagebuch gelingt und welche Herausforderungen dabei auf Sie warten.
Was wird in einem Bautagebuch erfasst?
Ein Bautagebuch ist ein unverzichtbares Werkzeug im Bauprozess, das alle relevanten Ereignisse und Maßnahmen während der Bauphase festhält. Es dokumentiert das Datum, Wetterbedingungen, Anwesenheit der beteiligten Parteien wie Bauherren, Architekten, Bauleiter, Handwerker und Lieferanten, sowie den Arbeitsfortschritt, Materiallieferungen, Arbeitszeiten und besondere Vorkommnisse.
Diese transparente Dokumentation ermöglicht eine klare Kommunikation zwischen den Beteiligten und erfüllt die Informationspflicht gegenüber dem Bauherren, was letztendlich zu einem reibungslosen und erfolgreichen Bauprojekt beiträgt. Kurz gesagt: Das Bautagebuch fasst alles zusammen, was am jeweiligen Tag auf der Baustelle passiert ist.
Warum ein Bautagebuch so viel Aufwand macht
Das Befüllen eines Bautagebuchs per Hand ist für Bauleiter aus mehreren Gründen mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Erstens ist der Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig. Zum Beispiel müssen Wetterdaten erst recherchiert und dann manuell in die Berichtsvorlagen eingefügt werden und das jeden Tag aufs Neue. Kein Wunder also, dass es hier regelmäßig zu Problemen und Unstimmigkeiten kommt.
Zweitens mündet die tägliche Papierschlacht oft in unvollständige bzw. ungenaue Angaben, wenn Berichte nicht zeitnah eingereicht oder falsch dokumentiert werden. Und auch die Kommunikationsprobleme häufen sich, wenn relevante Parteien wichtige Informationen wieder mal viel zu spät oder gleich überhaupt nicht bekommen.
Last but not least, ist die Arbeit mit einem per Hand geführten Bautagebuch auch dann nicht ideal, wenn alle darin erfassten Daten und Informationen korrekt sind. Denn diese müssen erst wieder manuell in andere Systeme für Projekt- und Baumanagement übertragen werden, um weiter damit arbeiten zu können. Wirklich effizient ist das nicht.
Daher ist es kein Wunder, dass sich immer mehr Bauunternehmen nach einer digitalen Lösung für ihr Bautagebuch umsehen, wie eine aktuelle PwC-Studie zur Digitalisierung der Baubranche bestätigt. Oft tritt dabei jedoch schnell Ernüchterung ein, wenn die Realität hinter den Erwartungen zurückbleibt. Denn der Weg zum digitalen Bautagebuch ist mit einigen Hürden gespickt.
5 wichtige Aspekte bei der Einführung eines digitalen Bautagebuchs
Softwarelösungen für das Bautagebuch gibt es mittlerweile wie Sand am Meer bzw. treffender, wie Schotter auf der Baustelle. Damit die Lösung auch wirklich eine Unterstützung ist, gilt es einiges zu beachten. Insbesondere sind das diese 5 wichtigen Aspekte bei der Einführung eines digitalen Bautagebuchs:
- Datensicherheit und Datenschutz
Ein Bautagebuch enthält wichtige Informationen über den Baufortschritt, zu Budgets und oft auch persönliche Daten. Um diese sensiblen Informationen wirksam vor Diebstahl und unbefugten Zugriffen zu schützen, sollte das digitale Bautagebuch entsprechende Sicherheitsmechanismen bieten.
- User Experience
Auch die beste Lösung bringt nichts, wenn niemand sie verwendet. Eine komplizierte Benutzeroberfläche oder eine übermäßig komplexe Funktionalität können die Akzeptanz unter den Anwendern stark beeinträchtigen. - Integration in bestehende Systeme
Das digitale Bautagebuch sollte mit allen digitalen Lösungen für Projekt- und Baumanagement kompatibel sein, die Daten daraus weiterverarbeiten. Andernfalls bleibt trotz Digitalisierung immer ein manueller Aufwand für die Datenübertragung auf andere Tools bestehen. - Datenintegrität und Aktualität:
Fehlende oder ungenaue Informationen können zu Missverständnissen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führen. Die Lösung sollte daher über Mechanismen zur Validierung, Überprüfung und Aktualisierung der erfassten Informationen verfügen. - Kosten
Für die Einführung und Wartung eines digitalen Bautagebuchs können diverse Ausgaben anfallen. Dazu gehören Lizenzgebühren für die Software, Schulungskosten für die Benutzer und möglicherweise Kosten für die Anpassung oder Integration der Lösung in bestehende Systeme.
Mit diesen Aspekten im Blick wollen wir uns nun ansehen, wie Ihnen ein reibungsloser Umstieg auf ein digitales Bautagebuch gelingt.
7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch
Ein gutes digitales Bautagebuch gestaltet den Bauprozess effizienter und transparenter. Mit welchen Maßnahmen Sie den Übergang in die digitale Ära erfolgreich einleiten, zeige ich Ihnen mit diesen 7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch:
- Evaluieren Sie Ihre Softwareumgebung:
Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Software Sie bereits im Unternehmen haben und wie Sie diese einsetzen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit an neue Anforderungen, Konnektivität mit anderen Tools und alle dafür anfallenden Kosten. Anschließend überlegen Sie, was für Ihr digitales Bautagebuch mehr Sinn macht: ein ergänzendes Tool oder eine Komplettlösung. - Wählen Sie kompatible Lösungen:
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die bereits auf Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur aufbaut und die Sie flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Damit sparen Sie Kosten und Ihr digitales Bautagebuch ist schnell einsatzbereit. - Planen Sie den Umstieg:
Bereiten Sie den Umstieg auf ein digitales Bautagebuch vor, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Vorteile kommunizieren und entsprechende Trainings anbieten. Auf technischer Seite hilft eine sorgfältige Planung der Datenmigration vom physischen auf das digitale Bautagebuch beim Vermeiden von Fehlern und Datenverlusten. - Sorgen Sie für Klarheit:
Legen Sie klare Richtlinien und Standards fest, welche Informationen im digitalen Bautagebuch erfasst werden, wer für die Einträge verantwortlich ist und wie die Dokumentation strukturiert sein soll. - Gewährleisten Sie Mobiltauglichkeit:
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mobil zugänglich ist und ortsunabhängige Einträge erlaubt. Andernfalls wirkt sich das negativ auf die Anwenderfreundlichkeit Ihres digitalen Bautagebuchs auf der Baustelle aus und die Wahrscheinlichkeit für mangelhafte Dateneingaben steigt deutlich. - Achten Sie auf Datenhoheit und -sicherheit:
Wie bereits erwähnt, spielen Datenhoheit und Datensicherheit beim digitalen Bautagebuch eine wichtige Rolle. Wählen Sie daher eine Lösung, die Schutz vor unbefugtem Zugriff, regelmäßige Backups und DSGVO-Konformität bietet. Und achten Sie darauf, dass Sie stets Herr über Ihre eigenen Daten bleiben und diese, wo auch immer sie liegen, von dort auch wieder ohne Probleme zurückholen können. - Holen Sie Feedback ein:
Die Qualität einer Lösung hängt stets von ihrer Akzeptanz ab. Wenn diejenigen, die tagtäglich damit arbeiten, das digitale Bautagebuch ablehnen oder nicht gut damit zurechtkommen, sind Fehler praktisch vorprogrammiert und die ganze Anschaffung war vergebens. Holen Sie daher das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein, evaluieren Sie regelmäßig die Usability und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.
Mit BUILD 365 haben wir eine praxistaugliche Lösung entwickelt, die Ihnen den Umstieg auf das digitale Bautagebuch denkbar einfach macht. Wie das funktioniert, werden wir uns nun ansehen.
Digitales Bautagebuch mit BUILD 365
Als ganzheitliche Plattform für integrales Projekt- und Baumanagement verfügt BUILD 365 über ein Bautagebuch-Modul, das sich nahtlos in bestehende Microsoft 365-Umgebungen integrieren lässt. Für Unternehmen liegt der Vorteil klar auf der Hand: Sie verfügen bereits über die gesamte Infrastruktur, die sie für den sicheren Betrieb ihres digitalen Bautagebuchs benötigen.
In knapp zwei Stunden ist die Lösung vollständig im System eingerichtet und bereit für die Baustelle. Die Einträge können über die BUILD 365 App direkt vor Ort bequem am Smartphone durchgeführt werden. Alle Daten und Informationen liegen DSGVO-konform in der Microsoft Cloud und sind jederzeit für alle berechtigten Stakeholder zugänglich.
Fazit: Schritt für Schritt zur digitalen Baustelle
Um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Bauunternehmen schon heute damit beginnen, ihre Prozesse sukzessive zu digitalisieren. Das digitale Bautagebuch ist daher ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz auf der Baustelle. Wenn Sie sich an unsere Tipps für einen gelungenen Umstieg halten, werden Sie schon bald selbst die Vorteile der digitalen Baustelle erleben und motiviert gleich ihr nächstes Digitalisierungsprojekt in Angriff nehmen.
Mit BUILD 365 können wir sie dabei optimal unterstützen. Denn zusammen mit Microsoft 365 ist unsere Plattform ein stabiles Fundament für die Umsetzung und Weiterentwicklung Ihrer Digitalstrategie. Fordern Sie jetzt einfach Ihre personalisierte und kostenlose Testversion von BUILD 365 an und überzeugen Sie sich selbst. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!