Die Baubranche hat schon einmal bessere Zeiten erlebt. Gerade deshalb ist heute der Druck zum Einhalten von Budgets und Zeitplänen besonders groß. Verzögerungen und steigende Kosten werden im zunehmend schärferen Wettbewerb schnell zum existenzbedrohenden Nachteil. Gerade deshalb führt kein Weg an digitalen Lösungen wie BUILD 365 vorbei, die eine Optimierung entscheidender Prozesse maßgeblich unterstützen. Einer dieser Schlüsselprozesse ist das Planmanagement. Worauf es dabei ankommt und welche Vorteile die digitale Transformation für innovative Bauträger bereithält, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Schlüsselrolle des Planmanagements bei Bauprojekten

Das Planmanagement bei einem Bauprojekt umfasst die Koordination und Kontrolle aller Planungsprozesse und -unterlagen, um eine reibungslose Umsetzung des Projekts zu gewährleisten. Es stellt sicher, dass alle Pläne den geltenden Vorschriften und Standards entsprechen und sorgt für die zeitgerechte Bereitstellung bzw. Aktualisierung der Pläne für alle Beteiligten. Dazu gehören die Verwaltung von Zeichnungen, Genehmigungen und Änderungen während des Bauprozesses sowie die Abstimmung zwischen Architekten, Ingenieuren, Auftragnehmern und anderen Stakeholdern. Ein effektives Planmanagement reduziert Fehler, steigert die Effizienz und unterstützt bei der Einhaltung von Zeit- und Budgetvorgaben.

Die 5 größten Problemfelder im Planmanagement

Wie bereits erwähnt, nimmt das Planmanagement bei Bauprojekten eine wichtige Schlüsselrolle ein. Mit dieser Bedeutung geht allerdings auch eine Reihe von Herausforderungen einher. Nachfolgend daher ein Überblick zu den größten Problemfeldern im Planmanagement:  

  1. Inkonsistenzen im Datenmaterial: Baupläne müssen ein Projekt von Anfang bis Ende lückenlos dokumentieren. Dazu gehört auch eine regelmäßige Aktualisierung der Pläne, um Änderungen oder Ergänzungen nachvollziehbar abzubilden. Aufgrund der vielen Beteiligten ist es jedoch schwierig, die Daten immer einheitlich auf dem aktuellen Stand zu halten. 

  2. Problemanfällige Zusammenarbeit: Traditionelle Methoden zum Teilen von Bauplänen, wie das Versenden per E-Mail oder das Ausdrucken von Kopien, können leicht zu Missverständnissen führen oder die Versionierung erschweren. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit von Verzögerungen, Fehlern und ineffizienter Kommunikation.

  3. Zeitaufwändige Suche nach Plänen: Wenn Baupläne nicht effizient organisiert und katalogisiert sind, gestaltet sich die Suche nach benötigten Entwürfen und Informationen sehr zeitaufwändig. Wenig überraschend steht am Ende immer eine Verzögerung des Bauprozesses sowie große Frustration bei den betroffenen Stakeholdern.

  4. Sicherheitsrisiken: Baupläne enthalten oft sensible Informationen zu Firmengeheimnissen und proprietären Bauweisen. Ein Diebstahl oder Verlust dieser Daten ist daher nicht nur schädlich für das betreffende Projekt, sondern kann auch zum Wegfall wichtiger Wettbewerbsvorteile führen. 

  5. Asynchrone Information: Asynchrone Information bedeutet, dass relevante Daten und Pläne auf unterschiedlichen Plattformen verstreut sind und Beteiligte nicht in Echtzeit darauf zugreifen können. Dies beeinträchtigt die Koordination zwischen den verschiedenen Akteuren und führt häufig zu kostspieligen Fehlern und Nacharbeiten.

Einen Ausweg aus diesem Dilemma weisen digitale Lösungen für eine zentrale Erfassung und Synchronisation aller Daten im Planmanagement. Wie Bauträger konkret davon profitieren, sehen wir im nächsten Abschnitt. 

Die Vorteile einer digitalen Lösung für das Planmanagement

Der Einsatz von moderner Branchensoftware ermöglicht Bauträgern den Aufbau eines sogenannten Planservers. Dieser dient als zentrale Plattform für den Zugriff auf aktuelle Versionen von Bauplänen, technische Zeichnungen, Spezifikationen und andere wichtige Dokumente während des gesamten Bauprojekts. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Funktionen und Vorteile einer digitalen Lösung für das Planmanagement.  

  • Zentralisierte Dokumentenverwaltung: Alle Pläne und Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, was den Zugriff und die Verwaltung vereinfacht.

     

  • Aktualität und Versionskontrolle: Die Software stellt sicher, dass alle Beteiligten stets auf die aktuelle Version der Pläne zugreifen. Änderungen werden dokumentiert und ältere Versionen revisionssicher archiviert. Hierbei hilft auch ein aufgedruckter                           QR-Code, um die Aktualität vor Ort schnell und einfach überprüfen zu können.

     

  • Zugriffskontrolle und Sicherheit: Professionelle Softwarelösungen bieten robuste Sicherheitsfunktionen und mehrstufige Freigabeprozesse, um vertrauliche Baupläne zu schützen und unbefugten Zugriff zu verhindern. Nur autorisierte Benutzer können damit bestimmte Dokumente einsehen und bearbeiten.

     

  • Zusammenarbeit und Kommunikation: Ein Planserver erleichtert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Projektbeteiligten, unabhängig von deren Standort und Zeitzone, da alle benötigten Informationen jederzeit und überall verfügbar sind.

     

  • Effizienz und Fehlervermeidung: Die Möglichkeit, Pläne einfach zu teilen und gemeinsam zu überprüfen, minimiert das Risiko von Fehlern oder Missverständnissen während des Bauprozesses. Durch den schnellen und einfachen Zugriff auf Baupläne können Teams außerdem effizienter arbeiten und Entscheidungen schneller treffen.

     

  • Automatische Benachrichtigungen: Moderne Lösungen für digitales Planmanagement können Benutzer außerdem benachrichtigen, wenn neue Versionen von Plänen hochgeladen oder Änderungen vorgenommen werden.

Ein guter Planserver macht sich immer bezahlt. Besonders deutlich zeigt sich das, je größer und komplexer das Bauprojekt ist und je mehr Stakeholder daran beteiligt sind. Mit BUILD 365 haben wir eine Plattform entwickelt, die digitales Planmanagement aber noch weiter denkt als andere Lösungen. 

Ein gutes digitales Bautagebuch gestaltet den Bauprozess effizienter und transparenter. Mit welchen Maßnahmen Sie den Übergang in die digitale Ära erfolgreich einleiten, zeige ich Ihnen mit diesen 7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch: 

 

  1. Evaluieren Sie Ihre Softwareumgebung:
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Software Sie bereits im Unternehmen haben und wie Sie diese einsetzen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit an neue Anforderungen, Konnektivität mit anderen Tools und alle dafür anfallenden Kosten. Anschließend überlegen Sie, was für Ihr digitales Bautagebuch mehr Sinn macht: ein ergänzendes Tool oder eine Komplettlösung.

  2. Wählen Sie kompatible Lösungen:
    Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die bereits auf Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur aufbaut und die Sie flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Damit sparen Sie Kosten und Ihr digitales Bautagebuch ist schnell einsatzbereit. 

  3. Planen Sie den Umstieg:
    Bereiten Sie den Umstieg auf ein digitales Bautagebuch vor, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Vorteile kommunizieren und entsprechende Trainings anbieten. Auf technischer Seite hilft eine sorgfältige Planung der Datenmigration vom physischen auf das digitale Bautagebuch beim Vermeiden von Fehlern und Datenverlusten. 

  4. Sorgen Sie für Klarheit:
    Legen Sie klare Richtlinien und Standards fest, welche Informationen im digitalen Bautagebuch erfasst werden, wer für die Einträge verantwortlich ist und wie die Dokumentation strukturiert sein soll.

  5. Gewährleisten Sie Mobiltauglichkeit:
    Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mobil zugänglich ist und ortsunabhängige Einträge erlaubt. Andernfalls wirkt sich das negativ auf die Anwenderfreundlichkeit Ihres digitalen Bautagebuchs auf der Baustelle aus und die Wahrscheinlichkeit für mangelhafte Dateneingaben steigt deutlich.

  6. Achten Sie auf Datenhoheit und -sicherheit:
    Wie bereits erwähnt, spielen Datenhoheit und Datensicherheit beim digitalen Bautagebuch eine wichtige Rolle. Wählen Sie daher eine Lösung, die Schutz vor unbefugtem Zugriff, regelmäßige Backups und DSGVO-Konformität bietet. Und achten Sie darauf, dass Sie stets Herr über Ihre eigenen Daten bleiben und diese, wo auch immer sie liegen, von dort auch wieder ohne Probleme zurückholen können.

  7. Holen Sie Feedback ein:
    Die Qualität einer Lösung hängt stets von ihrer Akzeptanz ab. Wenn diejenigen, die tagtäglich damit arbeiten, das digitale Bautagebuch ablehnen oder nicht gut damit zurechtkommen, sind Fehler praktisch vorprogrammiert und die ganze Anschaffung war vergebens. Holen Sie daher das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein, evaluieren Sie regelmäßig die Usability und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.  

Mit BUILD 365 haben wir eine praxistaugliche Lösung entwickelt, die Ihnen den Umstieg auf das digitale Bautagebuch denkbar einfach macht. Wie das funktioniert, werden wir uns nun ansehen. 

BUILD 365 - Digitales Planmanagement neu gedacht

BUILD 365 bietet alles, was Bauträger für ein effizientes Planmanagement benötigen, geht jedoch noch ein paar Schritte weiter als andere Branchensoftware. Denn hier ist das Planmanagement modularer Teil einer ganzheitlichen und anwenderorientierten Lösung für Planen und Bauen, die komplett in die Welt von Microsoft 365 integriert ist. 

Bauträger, die Microsoft 365 bereits im Einsatz haben, müssen daher nicht zeit- und kostenaufwendig eine neue Infrastruktur aufbauen, sondern können mit BUILD 365 sofort loslegen. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und für M365-Kenner kein Problem. An Kosten fallen lediglich die Lizenzgebühren für die jeweils genutzten Pakete an, wie z.B. Lean-Construction, Bautagebuch, Mängelerfassung, BIM oder Raumverwaltung

Die Plattform ist außerdem so konzipiert, dass sämtliche Module miteinander kompatibel sind und ein nahtloser Datenaustausch stattfinden kann. Eine echte All-in-One-Lösung für maximale Effizienz bei Baumanagement und Bauprojektabwicklung

Fazit: BUILD 365 als Motor für die Digitalisierung

BUILD 365 ist mit seinen vielseitigen Funktionen ein perfektes Tool für das digitale Planmanagement und dank einer nahtlosen Integration in Microsoft 365 sowie die intuitive Benutzeroberfläche praktisch sofort einsatzfähig. Darüber hinaus eignet sich BUILD 365 aber auch hervorragend für jene Bauträger, die ihre digitale Transformation gerade erst in Angriff nehmen. Durch den modularen Aufbau und die transparenten Lizenzkosten der All-in-one-Plattform können sie beispielsweise mit dem Planmanagement-Modul starten und dann Schritt für Schritt ihre digitale Welt weiter ausbauen. Mit der Stabilität des Marktführers bietet Microsoft 365 dafür eine zukunftssichere Basis. 

Sind Sie bereit für Ihre digitale Transformation? Unser Team verhilft Ihnen zum perfekten Start. Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin und erleben Sie BUILD 365 in einer für Ihr Unternehmen personalisierten Demo.

Der technologische Wandel hat auch die Baubranche erfasst und eröffnet dort umfassende Möglichkeiten für die notwendige Optimierung von Prozessen. Ein Bereich, der dabei besonders im Fokus steht, ist das Bautagebuch. Für viele ein notwendiges Übel, das viel Zeit kostet, aber dennoch regelmäßig Schwierigkeiten bereitet. Kein Wunder also, dass das Bautagebuch nicht gerade ein heißer Anwärter auf einen Beliebtheitspreis ist. 

Aber nun verspricht die Digitalisierung endlich eine Entlastung geplagter Bauleiter. Doch Vorsicht, das digitale Bautagebuch macht nicht automatisch alles besser. Sie müssen auch die richtigen Rahmenbedingungen dafür schaffen und eine passende Softwarelösung finden. In diesem Blogbeitrag zeige ich Ihnen, wie der Umstieg auf ein digitales Bautagebuch gelingt und welche Herausforderungen dabei auf Sie warten. 

Was wird in einem Bautagebuch erfasst?

Ein Bautagebuch ist ein unverzichtbares Werkzeug im Bauprozess, das alle relevanten Ereignisse und Maßnahmen während der Bauphase festhält. Es dokumentiert das Datum, Wetterbedingungen, Anwesenheit der beteiligten Parteien wie Bauherren, Architekten, Bauleiter, Handwerker und Lieferanten, sowie den Arbeitsfortschritt, Materiallieferungen, Arbeitszeiten und besondere Vorkommnisse. 

Diese transparente Dokumentation ermöglicht eine klare Kommunikation zwischen den Beteiligten und erfüllt die Informationspflicht gegenüber dem Bauherren, was letztendlich zu einem reibungslosen und erfolgreichen Bauprojekt beiträgt. Kurz gesagt: Das Bautagebuch fasst alles zusammen, was am jeweiligen Tag auf der Baustelle passiert ist. 

Warum ein Bautagebuch so viel Aufwand macht

Das Befüllen eines Bautagebuchs per Hand ist für Bauleiter aus mehreren Gründen mit einem erheblichen Aufwand verbunden. Erstens ist der Prozess zeitaufwändig und fehleranfällig. Zum Beispiel müssen Wetterdaten erst recherchiert und dann manuell in die Berichtsvorlagen eingefügt werden und das jeden Tag aufs Neue. Kein Wunder also, dass es hier regelmäßig zu Problemen und Unstimmigkeiten kommt. 

Zweitens mündet die tägliche Papierschlacht oft in unvollständige bzw. ungenaue Angaben, wenn Berichte nicht zeitnah eingereicht oder falsch dokumentiert werden. Und auch die Kommunikationsprobleme häufen sich, wenn relevante Parteien wichtige Informationen wieder mal viel zu spät oder gleich überhaupt nicht bekommen. 

Last but not least, ist die Arbeit mit einem per Hand geführten Bautagebuch auch dann nicht ideal, wenn alle darin erfassten Daten und Informationen korrekt sind. Denn diese müssen erst wieder manuell in andere Systeme für Projekt- und Baumanagement übertragen werden, um weiter damit arbeiten zu können. Wirklich effizient ist das nicht.

Daher ist es kein Wunder, dass sich immer mehr Bauunternehmen nach einer digitalen Lösung für ihr Bautagebuch umsehen, wie eine aktuelle PwC-Studie zur Digitalisierung der Baubranche bestätigt. Oft tritt dabei jedoch schnell Ernüchterung ein, wenn die Realität hinter den Erwartungen zurückbleibt. Denn der Weg zum digitalen Bautagebuch ist mit einigen Hürden gespickt.  

5 wichtige Aspekte bei der Einführung eines digitalen Bautagebuchs

Softwarelösungen für das Bautagebuch gibt es mittlerweile wie Sand am Meer bzw. treffender, wie Schotter auf der Baustelle. Damit die Lösung auch wirklich eine Unterstützung ist, gilt es einiges zu beachten. Insbesondere sind das diese 5 wichtigen Aspekte bei der Einführung eines digitalen Bautagebuchs:  

 

  1. Datensicherheit und Datenschutz
    Ein Bautagebuch enthält wichtige Informationen über den Baufortschritt, zu Budgets und oft auch persönliche Daten. Um diese sensiblen Informationen wirksam vor Diebstahl und unbefugten Zugriffen zu schützen, sollte das digitale Bautagebuch entsprechende Sicherheitsmechanismen bieten. 
  1. User Experience
    Auch die beste Lösung bringt nichts, wenn niemand sie verwendet. Eine komplizierte Benutzeroberfläche oder eine übermäßig komplexe Funktionalität können die Akzeptanz unter den Anwendern stark beeinträchtigen.

     

  2. Integration in bestehende Systeme
    Das digitale Bautagebuch sollte mit allen digitalen Lösungen für Projekt- und Baumanagement kompatibel sein, die Daten daraus weiterverarbeiten. Andernfalls bleibt trotz Digitalisierung immer ein manueller Aufwand für die Datenübertragung auf andere Tools bestehen. 

     

  3. Datenintegrität und Aktualität:
    Fehlende oder ungenaue Informationen können zu Missverständnissen, Verzögerungen und Kostenüberschreitungen führen. Die Lösung sollte daher über Mechanismen zur Validierung, Überprüfung und Aktualisierung der erfassten Informationen verfügen.

     

  4. Kosten
    Für die Einführung und Wartung eines digitalen Bautagebuchs können diverse Ausgaben anfallen. Dazu gehören Lizenzgebühren für die Software, Schulungskosten für die Benutzer und möglicherweise Kosten für die Anpassung oder Integration der Lösung in bestehende Systeme.

     

Mit diesen Aspekten im Blick wollen wir uns nun ansehen, wie Ihnen ein reibungsloser Umstieg auf ein digitales Bautagebuch gelingt.

7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch

Ein gutes digitales Bautagebuch gestaltet den Bauprozess effizienter und transparenter. Mit welchen Maßnahmen Sie den Übergang in die digitale Ära erfolgreich einleiten, zeige ich Ihnen mit diesen 7 Tipps für einen gelungenen Umstieg auf ein digitales Bautagebuch: 

 

  1. Evaluieren Sie Ihre Softwareumgebung:
    Verschaffen Sie sich einen Überblick, welche Software Sie bereits im Unternehmen haben und wie Sie diese einsetzen. Berücksichtigen Sie dabei Aspekte wie Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit an neue Anforderungen, Konnektivität mit anderen Tools und alle dafür anfallenden Kosten. Anschließend überlegen Sie, was für Ihr digitales Bautagebuch mehr Sinn macht: ein ergänzendes Tool oder eine Komplettlösung.

  2. Wählen Sie kompatible Lösungen:
    Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die bereits auf Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur aufbaut und die Sie flexibel an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können. Damit sparen Sie Kosten und Ihr digitales Bautagebuch ist schnell einsatzbereit. 

  3. Planen Sie den Umstieg:
    Bereiten Sie den Umstieg auf ein digitales Bautagebuch vor, indem Sie Ihren Mitarbeitenden die Vorteile kommunizieren und entsprechende Trainings anbieten. Auf technischer Seite hilft eine sorgfältige Planung der Datenmigration vom physischen auf das digitale Bautagebuch beim Vermeiden von Fehlern und Datenverlusten. 

  4. Sorgen Sie für Klarheit:
    Legen Sie klare Richtlinien und Standards fest, welche Informationen im digitalen Bautagebuch erfasst werden, wer für die Einträge verantwortlich ist und wie die Dokumentation strukturiert sein soll.

  5. Gewährleisten Sie Mobiltauglichkeit:
    Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software mobil zugänglich ist und ortsunabhängige Einträge erlaubt. Andernfalls wirkt sich das negativ auf die Anwenderfreundlichkeit Ihres digitalen Bautagebuchs auf der Baustelle aus und die Wahrscheinlichkeit für mangelhafte Dateneingaben steigt deutlich.

  6. Achten Sie auf Datenhoheit und -sicherheit:
    Wie bereits erwähnt, spielen Datenhoheit und Datensicherheit beim digitalen Bautagebuch eine wichtige Rolle. Wählen Sie daher eine Lösung, die Schutz vor unbefugtem Zugriff, regelmäßige Backups und DSGVO-Konformität bietet. Und achten Sie darauf, dass Sie stets Herr über Ihre eigenen Daten bleiben und diese, wo auch immer sie liegen, von dort auch wieder ohne Probleme zurückholen können.

  7. Holen Sie Feedback ein:
    Die Qualität einer Lösung hängt stets von ihrer Akzeptanz ab. Wenn diejenigen, die tagtäglich damit arbeiten, das digitale Bautagebuch ablehnen oder nicht gut damit zurechtkommen, sind Fehler praktisch vorprogrammiert und die ganze Anschaffung war vergebens. Holen Sie daher das Feedback Ihrer Mitarbeitenden ein, evaluieren Sie regelmäßig die Usability und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor.  

Mit BUILD 365 haben wir eine praxistaugliche Lösung entwickelt, die Ihnen den Umstieg auf das digitale Bautagebuch denkbar einfach macht. Wie das funktioniert, werden wir uns nun ansehen. 

Digitales Bautagebuch mit BUILD 365

Als ganzheitliche Plattform für integrales Projekt- und Baumanagement verfügt BUILD 365 über ein Bautagebuch-Modul, das sich nahtlos in bestehende Microsoft 365-Umgebungen integrieren lässt. Für Unternehmen liegt der Vorteil klar auf der Hand: Sie verfügen bereits über die gesamte Infrastruktur, die sie für den sicheren Betrieb ihres digitalen Bautagebuchs benötigen. 

 

In knapp zwei Stunden ist die Lösung vollständig im System eingerichtet und bereit für die Baustelle. Die Einträge können über die BUILD 365 App direkt vor Ort bequem am Smartphone durchgeführt werden. Alle Daten und Informationen liegen DSGVO-konform in der Microsoft Cloud und sind jederzeit für alle berechtigten Stakeholder zugänglich. 

Fazit: Schritt für Schritt zur digitalen Baustelle

Um auch morgen noch wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Bauunternehmen schon heute damit beginnen, ihre Prozesse sukzessive zu digitalisieren. Das digitale Bautagebuch ist daher ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz auf der Baustelle. Wenn Sie sich an unsere Tipps für einen gelungenen Umstieg halten, werden Sie schon bald selbst die Vorteile der digitalen Baustelle erleben und motiviert gleich ihr nächstes Digitalisierungsprojekt in Angriff nehmen. 

 

Mit BUILD 365 können wir sie dabei optimal unterstützen. Denn zusammen mit Microsoft 365 ist unsere Plattform ein stabiles Fundament für die Umsetzung und Weiterentwicklung Ihrer Digitalstrategie. Fordern Sie jetzt einfach Ihre personalisierte und kostenlose Testversion von BUILD 365 an und überzeugen Sie sich selbst. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

In einer Welt, in der digitale Innovationen unaufhaltsam voranschreiten, setzen auch immer mehr Bauträger auf digitale Lösungen für Projekt- und Baumanagement. Doch während in den Chefetagen die künftigen Effizienzgewinne durch digitales Planmanagement, Raumbuch und Co bereits eingeplant sind, zeichnet die Baustellenrealität oft ein ganz anderes Bild. Denn hier zeigt sich nur allzu deutlich, dass der Erfolg einer Softwarelösung nicht allein von ihren Funktionen abhängt, sondern ebenso sehr von der Akzeptanz aller Nutzer und Stakeholder. 

In diesem Beitrag möchte ich daher die Schlüsselrolle einer einfachen und effektiven Benutzerverwaltung und -steuerung beleuchten. Lernen Sie mit mir jene Komponenten kennen, die den entscheidenden Unterschied für den Erfolg einer digitalen Lösung ausmachen und warum Microsoft 365 und Teams die mit Abstand beste Basis für Ihre Branchensoftware bilden. 

Wichtige Aspekte einer guten Benutzerverwaltung und -steuerung im digitalen Baumanagement

Was macht bei einer digitalen Lösung eine gute Benutzerverwaltung und -steuerung überhaupt aus? Alles muss funktionieren, soviel ist klar. Was aber wirklich hinter diesem “alles” steckt, wird erst bei einem näheren Blick auf die wichtigen Aspekte einer guten Benutzerverwaltung und -steuerung im digitalen Baumanagement so richtig greifbar:


  • Benutzerfreundlichkeit:
    Damit Software von einer breiten Nutzerbasis akzeptiert wird, ist eine einfache Bedienbarkeit entscheidend. Eine klare Benutzeroberfläche, ein intuitives Design sowie eine schnelle Einarbeitungszeit spielen dabei eine wichtige Rolle. Anwender sollten ohne aufwendige Schulungen mühelos einsteigen und rasch mit dem neuen Tool arbeiten können. 

  • Komplexität der Benutzerrollen:
    Im Baumanagement haben wir eine Vielzahl von Benutzergruppen – von Architekten über Bauingenieure bis hin zu Bauleitern und externen Stakeholdern. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Aufgaben und Befugnisse. Die Herausforderung besteht in der Gewährleistung, dass jeder Benutzer nur auf die Funktionen und Daten zugreifen kann, die für seine Arbeit relevant sind.

  • Integration mit externen Systemen:
    Baumanagement-Software muss oft mit verschiedenen anderen Systemen zusammenarbeiten, wie zum Beispiel CAD-Software, BIM-Tools (Building Information Modeling), ERP-Systemen und Projektmanagement-Tools. Eine nahtlos integrierte Benutzerverwaltung gewährleistet eine reibungslose Kommunikation dieser Systeme und damit einen unterbrechungsfreien Informationsfluss. 

  • Datensicherheit:
    In Bauprojekten werden häufig vertrauliche Daten wie Pläne, Kostenkalkulationen und Vertragsdetails verwendet. Daher ist Sicherheit von höchster Bedeutung. Die Benutzerverwaltung muss gewährleisten, dass nur befugte Personen auf diese Inhalte zugreifen können und dass die Informationen sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung geschützt sind.

  • Skalierbarkeit:
    Bauprojekte können stark in ihrer Größe und Komplexität variieren. Daher ist es wichtig, dass die Software mit dem Wachstum und den Anforderungen der Projekte skalieren kann, ohne dabei die Leistung oder die Benutzererfahrung zu beeinträchtigen.

  • Audit-Trail und Protokollierung:
    Eine gute Software für digitales Baumanagement sollte eine umfassende Protokollierungsfunktion bereitstellen, die alle Aktivitäten der Benutzer genau aufzeichnet. Dadurch wird eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet und eventuelle Probleme oder Sicherheitsverletzungen können jederzeit effektiv identifiziert und behoben werden. 

 

Diese Übersicht zeigt klar: Ein gut funktionierendes Benutzermanagement ist wichtiger, als auf den ersten Blick gedacht und das aus vielerlei Gründen. Praktischerweise gibt es mit Microsoft 365 und Teams bereits eine Lösung, die ganzheitlich alle Anforderungen an eine moderne Benutzerverwaltung und -steuerung abdeckt. Davon profitiert auch das digitale Baumanagement, wie wir gleich sehen werden.  

Microsoft 365 und Teams: Das perfekte Fundament für digitales Baumanagement

Es liegt auf der Hand: Werkzeuge, die jeder kennt und gefühlt schon immer verwendet, müssen nicht lange erklärt werden. Die allgegenwärtigen Tools aus dem Microsoft-Universum sind dafür das beste Beispiel. Neben dem Offensichtlichen sind Microsoft 365 und Teams aber noch aus vielen anderen Gründen das perfekte Fundament für digitales Baumanagement: 

 

  • Vertrautheit und Akzeptanz:
    Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Outlook und SharePoint als feste Bestandteile ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Lösungen für digitales Baumanagement, die auf Microsoft 365 und Teams aufbauen, erleichtern daher die Integration in bestehende Arbeitsprozesse. Die Anwender sind schon mit der Benutzeroberfläche und wichtigen Funktionen vertraut und finden sich bei komplementären Lösungen rasch gut zurecht.

     

  • Umfassende Integration:
    Microsoft bietet mit seiner Microsoft 365 Suite eine vielfältige Palette von Produkten und Dienstleistungen, die reibungslos miteinander integriert sind – von E-Mail und Kalender über die Dateifreigabe bis hin zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Dadurch entfällt die zeitraubende separate Verwaltung von Systemen oder Schnittstellen.

     

  • Sicherheit und Compliance:
    Microsoft legt großen Wert auf Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen für seine Produkte und Dienstleistungen. Lösungen, die auf Microsoft 365 und Teams basieren, profitieren daher von diesen robusten Sicherheitsfunktionen. Dazu gehören Datenverschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung, effiziente Bedrohungsabwehr und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

     

  • Datenhoheit in der Microsoft Cloud:
    Für Unternehmen ist es entscheidend, jederzeit die Hoheit über ihre Daten zu behalten und nicht von ihren Softwareanbietern abhängig zu sein. Sie sollten stets die Kontrolle darüber haben, wie ihre Daten gespeichert, verarbeitet und genutzt werden. Die Microsoft Cloud ermöglicht diese Kontrolle und erlaubt Unternehmen ohne Einschränkung die Verwaltung ihrer Daten im Einklang mit ihren eigenen Anforderungen und Richtlinien.

     

  • Skalierbarkeit und Flexibilität:
    Microsoft 365 und Teams sind flexible Lösungen, die mit individuellen Bedürfnissen jeder Größe kompatibel sind. Anwender lassen sich einfach hinzufügen oder entfernen und ihre Möglichkeiten ganz nach Bedarf und ohne erheblichen Aufwand skalieren.

     

  • Kontinuierliche Innovation:
    Microsoft entwickelt seine Produkte und Dienstleistungen laufend weiter. Lösungen, die auf Microsoft 365 und Teams basieren, ziehen daher Nutzen aus den kontinuierlichen Updates mit neuen Funktionen, Verbesserungen und Integrationen. Unternehmen verfügen damit nicht nur über eine stabile Grundlage für ihre Branchenlösungen, sondern gleichzeitig auch über eine passende Infrastruktur für den künftigen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).  

Wir sehen: Als Fundament für professionelle Branchenlösungen sind Microsoft 365 und Teams praktisch unschlagbar. Mit BUILD 365 haben wir daher eine Lösung für das digitale Projekt- und Planmanagement entwickelt, die nahtlos an die Microsoft Welt andockt und gleich auch noch deren effizientes Benutzermanagement übernimmt.    

BUILD 365: Digitales Baumanagement mit einfacher Benutzerverwaltung und -steuerung

BUILD 365 ist eine praxisbewährte All-in-one Lösung für das digitale Baumanagement, die komplett in die bestehende Microsoft 365- und Teams-Umgebung eines Unternehmens integriert wird und praktisch sofort einsatzbereit ist. Denn BUILD 365 kommt ohne eigene Benutzerverwaltung aus. Die User melden sich direkt über ihren bestehenden Microsoft-Account an und haben über eine intuitive Benutzeroberfläche sofort Zugriff auf alle für sie relevanten Tools und Informationen. 

Im Gegensatz zu vergleichbaren Baumanagement-Lösungen erhalten die zuständigen Personen ihre Zuweisung zu verschiedenen operativen Einheiten mit BUILD 365 direkt über Microsoft Teams. Jedes individuelle Projekt kann damit wie alle anderen Teams einfach angesteuert werden. Alles funktioniert wie gewohnt. Die Einarbeitungszeit bleibt minimal, die  Mitarbeiter können sich direkt mit den einzelnen Tools vertraut machen und schon nach ein bis zwei Tagen mit Bautagebuch, BIM, Mängelerfassung, Planmanagement und Co. produktiv arbeiten.

Effiziente Einbindung externer Partner

Von der zentralen Benutzerverwaltung direkt über den Microsoft-Account profitieren nicht nur die Mitarbeiter des Bauträgers, sondern auch alle externen Partner. Das manuelle Anlegen von immer wieder denselben Stammdaten für jedes neue Projekt ist damit endgültig Geschichte. Mit wenigen Klicks ist alles erledigt und alle relevanten Informationen sicher und nachvollziehbar mit den verantwortlichen Personen geteilt. 

Aber nicht nur der Bauträger profitiert von einer effizienten Benutzerverwaltung und -steuerung mit Microsoft 365 und Teams. Auch aus Perspektive der externen Stakeholder überzeugt der Ansatz von BUILD 365 auf ganzer Linie. Mit nur einmal Anmelden hat ein Partner nun einen kompletten Überblick über alle Projekte und beteiligten Baufirmen und kann rasch zwischen den einzelnen Projekten/Teams hin und her wechseln. Eine echte Win-Win-Situation für wirklich alle Stakeholder. 

Benutzerverwaltung mit BUILD 365: Alle Vorteile im Überblick

  • vollständige Integration in Microsoft 365 
  • schnelle Einrichtung: Anmelden und loslegen
  • unkompliziertes On-/Offboarding von Mitarbeitern
  • einfache Zuweisung von Projekten
  • rascher Wechsel zwischen Projekten
  • intuitives User-Interface
  • zentrale Benutzerverwaltung
  • sichere Einbindung externer Stakeholder

 

Fazit: Gute Branchensoftware ist anwenderfreundlich und transparent

Immer mehr Bauträger erkennen das enorme Potenzial der Digitalisierung und stellen mit der Anschaffung digitaler Branchenlösungen für das Projekt- und Baumanagement die Weichen Richtung Zukunft. Damit Sie bei der Realisierung Ihrer Digitalisierungsstrategie keine bösen Überraschungen erleben, sollten Sie jedoch darauf achten, dass Ihre Software nicht nur in der grauen Theorie alle Anforderungen erfüllt. Die Lösung muss im Arbeitsalltag volle Transparenz bieten und eine reibungslose Interaktion der berechtigten Anwender untereinander sowie mit allen relevanten Daten gewährleisten. Das gilt für das Planungsbüro ebenso wie für die Baustelle. 

 

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum Microsoft 365 und Teams die perfekte Basis für eine effiziente Benutzerverwaltung und -steuerung sind. Machen Sie jetzt den kostenlosen Praxistest und erleben Sie in einer personalisierten Demo, wie BUILD 365 Ihre Prozesse wesentlich vereinfacht. 

Im Projekt- und Baumanagement ist die Mängelerfassung weit mehr als nur eine lästige Pflichtübung. Denn Versäumnisse und Fehler im Mängelmanagement wirken sich immer negativ auf die Qualität des fertigen Bauprojekts aus. Dauerhafte Wertminderungen des Gebäudes und Reputationsverluste für den Bauträger sind nur einige der Folgen von nicht behobenen Bauschäden, vernachlässigten Sicherheitsrisiken und falsch verbauten Materialien. 

Die Baubranche braucht daher effiziente und effektive Lösungen für die Erfassung von Mängeln. Der Schlüssel liegt auch hier in der erfolgreichen Digitalisierung. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen daher zeigen, worauf es bei der digitalen Mängelerfassung ankommt und wie Sie die passende Software dafür wählen. Legen wir also gleich mit den Grundlagen los.

Welche Aufgaben hat die Mängelerfassung im Baumanagement?

Die Mängelerfassung im Baumanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Qualität und Einhaltung vertraglicher Anforderungen. Zu ihren Hauptaufgaben zählt, wie der Name schon sagt, die Identifikation und Erfassung von Mängeln während des Bauprozesses bzw. nach Abschluss bestimmter Bauabschnitte. Dazu gehören die Beschreibung des Mangels, Standortinformationen sowie fotografische Nachweise. Im Dokument werden neben klassischen Mängeln aber auch bisher unerledigte Aufgaben erfasst sowie ein etwaiger Klärungsbedarf offener Fragen. 

 

Des Weiteren erfolgt eine Priorisierung der Mängel basierend auf ihrer Dringlichkeit und ihrem potenziellen Einfluss auf das Projekt, um Ressourcen effizient einzusetzen. Die wichtigsten Probleme werden zuerst in Angriff genommen und jedes Thema einem Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. In Folge hält das Mängelmanagement auch die Fortschritte und den Status der Mängelbehebung fest. Zum Ende des Bauvorhabens erfolgt anhand der erfassten Daten eine abschließende Überprüfung, ob alle Anforderungen erfüllt sind und das Projekt den geforderten Standards entspricht. 

 

So in etwa sieht das Mängelmanagement in einer perfekten Bauwelt aus. Allerdings führt der Status Quo auf vielen Baustellen oft zu anderen Ergebnissen. Werfen wir also einen Blick auf die Folgen einer nicht so optimalen Mängelerfassung.

5 negative Auswirkungen einer unzureichenden Mängelerfassung

Wie das Baumanagement von einer digitalen Mängelerfassung profitiert

Dass die Nichtbehebung von Mängeln nicht unbedingt förderlich für den Projekterfolg ist, liegt auf der Hand. Bei näherer Betrachtung sind die Folgen aber noch gravierender als gedacht und zeigen sich in diesen 5 negativen Auswirkungen einer unzureichenden Mängelerfassung:  

  1. Kostenexplosion:
    Zu spät entdeckte Mängel führen oft zu deutlich höheren Gesamtkosten, z.B. durch höhere Aufwände für Reparaturen oder Verzögerungen im Bauzeitplan.

  2. Qualitätsprobleme:
    Unentdeckte Mängel bewirken einen Qualitätsverlust beim fertigen Projekt und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit, was wiederum den Ruf der Baufirma beschädigt.

  3. Rechtliche Probleme:
    Rechtliche Probleme zwischen den beteiligten Parteien sind eine weitere Folge von unzureichendem Mängelmanagement und ziehen mitunter langwierige und kostspielige Gerichtsverfahren nach sich.

  4. Sicherheitsrisiken:
    Nicht erfasste und unbehobene Mängel können auch ein Sicherheitsrisiko für Arbeiter auf der Baustelle bzw. für spätere Bewohner und Nutzer des Gebäudes darstellen.

  5. Kein Lerneffekt:
    Ohne umfassende und übersichtliche Mängelerfassung fehlt es am notwendigen Datenmaterial, um aus Fehlern zu lernen und von Projekt zu Projekt eine Qualitätssteigerung zu ermöglichen. 

 

Mängelbedingte Verzögerungen bedeuten Stress für alle Beteiligten und dadurch oft deutliche Qualitätseinbußen. Ein effizientes System für die Mängelerfassung trägt daher auf vielen Ebenen zum Gelingen eines Bauprojekts bei. Digitale Lösungen liefern im Vergleich zu ihren physischen Pendants deutlich bessere Ergebnisse. 

Die Einführung digitaler Tools zur Mängelerfassung hat das Baumanagement grundlegend verändert und bietet zahlreiche Vorteile. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Steigerung der Effizienz. Mängel können schneller erfasst, dokumentiert und kommuniziert werden, was zu einer beschleunigten Mängelbehebung und damit zur pünktlichen Fertigstellung des Bauprojekts führt. Echtzeit-Informationen über den Status und die Art der aufgetretenen Mängel erlauben eine prompte Reaktion und eine zielgerichtete Entscheidungsfindung, was den Bauprozess insgesamt beschleunigt.

Darüber hinaus verbessert die digitale Mängelerfassung die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien erheblich. Auftragnehmer, Architekten und Bauherren können Informationen effizienter austauschen, Missverständnisse minimieren und Lösungen schneller finden. Die digitale Speicherung der Daten ermöglicht zudem eine bessere Nachvollziehbarkeit von Gewährleistungsansprüchen sowie eine bessere Analyse des gesamten Prozesses. 

Digitalisierung als Innovationsmotor

Die digitale Erfassung von Mängeln erlaubt darüber hinaus deren Integration und Quervernetzung in andere Lösungen, wie z.B. Raumbuch, Building Information Modeling (BIM) oder Bautagebuch. Auf diese Weise können mit den richtigen Tools und einem kompatiblen System einmal erfasste Daten praktisch überall verwendet und enorme Effizienzgewinne erzielt werden. Gleichzeitig bilden die auf diese Weise vernetzten Daten eine hervorragende Grundlage für die Optimierung aller Prozesse im gesamten digitalen Projekt- und Baumanagement

Im Folgenden wollen wir uns daher gleich noch ansehen, was eine Software für digitales Mängelmanagement bieten muss, damit Unternehmen auch wirklich ihr ganzes Potential ausschöpfen können.

5 Schlüsselkriterien für die Wahl der richtigen Software für die digitale Mängelerfassung

Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools zur digitalen Erfassung von Mängeln im Baumanagement, aber längst nicht alle erfüllen die in sie gesetzten Erwartungen. Um unnötige Kosten und Ärger zu vermeiden, berücksichtigen Sie diese 5 Schlüsselkriterien für die Wahl der richtigen Software für die digitale Mängelerfassung:

  1. Usability:
    Eine digitale Mängelerfassung soll die Arbeit einfacher machen und nicht komplizierter. Nur wenn die Arbeiter und Handwerker auf der Baustelle von dem Tool profitieren, werden sie es auch verwenden.
     
  2. Mobilität:
    Ihre Lösung sollte den Mangel direkt vor Ort erfassen, mit Fotos dokumentieren und unmittelbar an alle Beteiligten kommunizieren können. Dafür braucht es sowohl mobilen Zugriff als auch die Möglichkeit, alle Informationen offline zu erfassen.

  3. Vollständigkeit:
    Das Tool muss in der Lage sein, alle Mängel lückenlos zu dokumentieren und zu archivieren. Dafür braucht es einen einheitlichen und vollständigen Informationsaustausch zwischen allen Stakeholdern. 

  4. Nachvollziehbarkeit:
    Wählen Sie eine Lösung, die eine Aufbereitung der erfassten Daten zu Protokollen und Berichten ermöglicht, die Sie mit allen Nachunternehmern, Projektbeteiligten und Partnern teilen können.

  5. Kompatibilität:
    Achten Sie auf Kompatibilität mit anderen Baumanagement-Lösungen, wie z.B. Ihr Raumbuch, BIM oder Planmanagement. So gewährleisten Sie maximale Effizienz beim Einsatz Ihrer Software und verfügen gleichzeitig über ein tragfähiges Fundament für den Ausbau Ihrer Digitalstrategie.

Wenn Sie diese Kriterien bei der Wahl Ihrer Lösung berücksichtigen, werden Sie Ihr Mängelmanagement maßgeblich optimieren. Wie das in der Praxis funktioniert, wollen wir uns nun anhand eines Beispiels mit BUILD 365 ansehen.

Best Practice: Digitale Mängelerfassung mit BUILD 365

Zum Start eines neuen Projekts, der Errichtung eines Gewerbeparks, hat die fiktive Baufirma PrimeConstruct GmbH beschlossen, ihre Mängelerfassung zu digitalisieren. Wagen wir also einen Blick darauf, wie es gelaufen ist.

Implementierung der neuen Lösung

Für die Umsetzung einer digitalen Lösung hat sich das Unternehmen nach eingehender Evaluierung verschiedener Möglichkeiten für BUILD 365 entschieden. Denn die Plattform bietet neben der Mängelerfassung auch viele weitere nützliche Module für das Projekt- und Baumanagement, unter anderem ein Raumbuch, Planverwaltung und BIM. 

Ein weiterer Vorteil: BUILD 365 basiert auf Microsoft 365 und Microsoft Teams. Die Plattform lässt sich ohne viel Aufwand und Kosten in die bestehende Microsoft-Infrastruktur integrieren und ist praktisch sofort einsatzbereit.

Einsatz auf der Baustelle

Über die digitale BUILD 365 App rufen Bauleiter und Inspektoren der PrimeConstruct GmbH nun durch Einscannen eines QR-Codes gewünschte Bereiche direkt auf und erfassen Mängel planbasiert über Ihr Smartphone – inklusive Beschreibungen, Fotos und exakte Standortinformationen. Sobald ein Mangel erfasst ist, erhalten die zuständigen Handwerker automatisch eine Benachrichtigung und können unmittelbar zielgerichtete Maßnahmen zu dessen Behebung in Gang setzen. Bei baugleichen Räumen werden einmal eingetragene Mängel außerdem automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal erneut eingetragen werden. 

Für die PrimeConstruct GmbH und alle Beteiligten war daher rasch klar: Mit der neuen digitalen Mängelerfassung haben Sie immer alles im Blick, sparen Zeit und vermeiden lästige Missverständnisse. Ein echter Gewinn für jedes Team und jedes Baumanagement.

Fazit: Digitalisieren Sie Ihr Mängelmanagement, aber machen Sie es richtig

Das Mängelmanagement ist einer jener Bereiche im Projekt- und Baumanagement, der massiv von der Digitalisierung profitiert. Denn Mängel fallen im Rahmen eines Bauprojekts bis zu seiner Fertigstellung sehr viele an. Die Menge an Daten und Informationen ist also naturgemäß hoch und eine Verwaltung mittels manueller Aufzeichnungen so gut wie nie effizient zu bewältigen. 

 

Aber Achtung. Nicht jedes digitale Tool macht Ihr Mängelmanagement automatisch besser. Achten Sie bei der Wahl immer auf die in diesem Beitrag vorgestellten Schlüsselkriterien und holen Sie sich Unterstützung bei Digitalisierungsexperten, die die Anforderungen Ihrer Branche verstehen. 

 

Unser Team steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin und erleben Sie BUILD 365 in einer für Ihr Unternehmen personalisierten Demo. Wir zeigen Ihnen, wie unsere Lösung Ihr Mängelmanagement verbessert und viele andere Bereiche gleich mit dazu.

Zeitverzögerungen und Budgetüberschreitungen bei Bauprojekten haben oft eine zentrale Ursache: Die rigorose Trennung von Planen und Bauen. Stures Silodenken führt dazu, dass die Arbeitszeit auf Baustellen nur zu einem geringen Prozentsatz produktiv genutzt wird. Und weil dieser Umstand in der langen und ertragreichen Phase der Hochkonjunktur gerne ignoriert wurde, ist der Veränderungsdruck nun, in Zeiten der Wirtschaftskrise, besonders hoch.

Die Baubranche muss sich rasch verändern und ihren Herausforderungen mit einer modernen und effektiven Organisationsstruktur begegnen. Baustellen und Planungsbüros müssen mehr zusammenwachsen und in den Fokus der Wertschöpfung rücken. Wie das durch die Digitalisierung von Baumanagement und Bauprojektabwicklung in der Cloud mit Microsoft 365 und einer klugen Branchenlösung wie BUILD 365 gelingt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Warum die Trennung von Planen und Bauen problematisch ist - 5 Beispiele aus Baumanagement und Bauprojektabwicklung

Silodenken führt nie zu optimalen Ergebnissen. Kaum irgendwo trifft diese Aussage mehr zu als in der Baubranche mit ihren unzähligen Stakeholdern, die an einem Projekt beteiligt sind. Warum gerade die Trennung von Planen und Bauen so problematisch ist, zeigen diese 5 Beispiele aus Baumanagement und Bauprojektabwicklung: 

  1. Kommunikationsprobleme zwischen Bauteams und Planern:
    Arbeiten Planer und Bauteams voneinander abgeschnitten, gehen oft wichtige Informationen verloren, werden verzerrt oder liegen an unzähligen verschiedenen Orten. Bauteams erlangen dann beispielsweise keine Kenntnis von Planänderungen oder Bauleiter können wichtige Entscheidungen nicht treffen, weil ihnen die dafür nötigen Grundlagen fehlen.

  2. Fehlende Integration von Entwurfsänderungen:
    Wenn Änderungen im Bauplan nicht nahtlos in den Bauprozess integriert werden, führt dies ebenfalls zu erheblichen Problemen. Werden etwa Änderungen im Design nicht rechtzeitig an das Bauteam kommuniziert, entstehen daraus Konstruktionsfehler oder zusätzliche Kosten.

  3. Budgetüberschreitungen aufgrund fehlender Abstimmung:
    Sind Planen und Bauen faktisch voneinander abgeschnitten, können Budgets nicht effektiv eingesetzt werden. Immer wieder kommt es hier zu unerwarteten Kostensteigerungen, weil Bauteams nicht über Budgetbeschränkungen informiert sind oder nicht rechtzeitig eingreifen können, um Kosten zu kontrollieren.

  4. Qualitätsprobleme aufgrund unzureichender Überwachung:
    Arbeiten Bauteams und Planer nicht eng zusammen, leidet die Qualität. Etwa dann, wenn ein Bauteam nicht über alle notwendigen Vorgaben verfügt, die gewährleisten sollen, dass das Projekt den Anforderungen des Bauherren entspricht.

  5. Verzögerungen aufgrund von Informationsmängeln:
    Wenn Informationen nicht effizient zwischen Planern und Bauteams ausgetauscht werden, treten häufig kostspielige Verzögerungen im Bauprozess auf. Es ist keine Seltenheit, dass Pläne viel zu spät auf der Baustelle eintreffen und die Ausführenden lange auf wichtige Informationen warten oder sich diese gar selbst organisieren müssen. 

Diese Beispiele zeigen deutlich die Wichtigkeit einer Zusammenführung von Planen und Bauen in einer modernen Kommunikations- und Organisationsstruktur. Für ein effizientes Baumanagement und eine effiziente Bauprojektabwicklung müssen alle Akteure ihre Informationen in Echtzeit abrufen und teilen können, idealerweise über eine zentrale Plattform oder ein gemeinsames System. Microsoft 365 und Teams bieten dafür die perfekte Grundlage.

Warum die Cloud das Baumanagement und die Bauprojektabwicklung perfekt unterstützt

Als zentrale Plattform, auf der jegliche Kommunikation und alle Informationen zusammenlaufen, ist Microsoft 365 auch für das Baumanagement und die Bauprojektabwicklung die perfekte Umgebung. Denn im Gegensatz zu den digitalen Insellösungen anderer Anbieter verbleiben beim Marktführer alle Daten DSGVO-konform in der eigenen Cloud. Außerdem bietet eine Lösung auf Basis von Microsoft 365 die Flexibilität, die eigenen Daten einfach und unkompliziert mitzunehmen. Bei vielen Geschäftsmodellen anderer Anbieter ist es für Unternehmen oft mit erheblichen Schwierigkeiten verbunden, die eigenen Daten wieder von den fremden Servern zurückzubekommen. 

Ein weiterer Vorteil liegt in der Mobilität und Sicherheit: Mit Microsoft Teams und der Cloud sind alle Informationen und Dokumente stets aktuell und von jedem Ort aus zugänglich, was insbesondere bei der großen Anzahl an Stakeholdern und unterschiedlichen Arbeitsbereichen die Zusammenarbeit wesentlich einfacher macht. Was die Datensicherheit anbelangt, so ist die Microsoft Cloud einer auf lokalen Servern basierenden Infrastruktur klar überlegen und das in jeder Hinsicht – vom fachlichen Know-how der Security-Spezialisten, über das verfügbare IT-Budget bis hin zu automatischen Updates. 

Mit BUILD 365 haben wir eine intelligente Branchenlösung entwickelt, die nahtlos an diese Vorteile anknüpft. Wie unsere Entwicklung das Baumanagement unterstützt, wollen wir uns nun in den folgenden Abschnitten ansehen.

Baumanagement und Bauprojektabwicklung in der Cloud: 10 überzeugende Argumente für BUILD 365

BUILD 365 verbindet die Stärken von Microsoft 365 und Teams mit einer intelligenten All-in-one-Plattform für effizientes Baumanagement. Warum diese Lösung andere Branchensoftware in den Schatten stellt, zeigen unsere 10 überzeugenden Argumente für BUILD 365:

  1. BUILD 365 fügt sich nahtlos und ohne technischen Aufwand in bestehende IT-Strukturen mit Microsoft 365 und Teams.
  2. Die Lösung ist in einem  bis zwei Tagen vollständig implementiert und einsatzbereit.
  3. Anwender, die bereits mit Microsoft Teams arbeiten, finden sich in BUILD 365 sofort zurecht und können praktisch ohne Schulungsaufwand ihren Aufgaben weiter nachgehen.
  4. Verschiedene Berechtigungsstufen im BUILD 365 Webportal erlauben eine unkomplizierte Zusammenarbeit mit externen Partnern und Projektbeteiligten.
  5. Die Anbindung an Microsoft Teams erlaubt den Aufbau eines übersichtlichen Rollen- und Mandantensystems für alle internen und externen Stakeholder.
  6. BUILD 365 senkt deutlich die IT-Kosten, da alle Anwendungen zentral im Internet Browser laufen und teure Einzelprogramme obsolet werden.
  7. Für noch mehr Kosteneffizienz sorgt, dass Unternehmen immer nur für jene Module und Funktionen bezahlen, die sie auch tatsächlich nutzen.
  8. Die Anwenderfreundlichkeit der Lösung bringt eine merkliche Zeitersparnis in allen Anwendungsbereichen und reduziert damit Kosten beim Personal in der IT und auf den Baustellen.
  9. Durch den modularen Aufbau wird BUILD 365 flexibel und ohne Aufwand an individuelle Anforderungen angepasst.
  10. Erweiterungen können per Nachlizenzierung ganz einfach freigeschaltet und unmittelbar genutzt werden.

Diese 10 Argumente sprechen eine klare Sprache. Wer jetzt und in Zukunft nach einer überzeugenden Komplettlösung für Baumanagement und Bauprojektabwicklung sucht, sollte BUILD 365 auf jeden Fall in seine Überlegungen mit einbeziehen und testen, was die Plattform in der Praxis leistet.

BUILD 365 in der Praxis: Mehr Effizienz für Baumanagement und Bauprojektabwicklung

Die Effizienz von BUILD 365 liegt in der Microsoft Cloud. Denn Beteiligte können hier zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf alle wichtigen Daten zugreifen. Und das gilt nicht nur für aktuell laufende, sondern auch für längst abgeschlossene Bauprojekte. 

  • Beispiel #1: Rascher Zugang zu Plänen und Unterlagen

Für einen Bauplan mussten Techniker im Worst Case bisher an einen anderen Standort ins Archiv fahren und sich dort dann erstmal auf die zeitaufwändige Suche machen. Demgegenüber können mit BUILD 365 und der Microsoft Cloud alle Unterlagen in Echtzeit direkt vor Ort auf der Baustelle abgerufen werden. 

  • Beispiel #2: Nachvollziehbare Dokumentation von Projekten

Im Fall einer Reklamation von Mängeln durch den Bauherren, müssen die Verantwortlichen auch lange nach Fertigstellung nachweisen können, dass sie sorgfältig gearbeitet haben. Nach 15 Jahren ein Foto eines bestimmten Bauabschnitts ausfindig zu machen, ist jedoch extrem aufwändig. Die digitale Alternative mit BUILD 365 spart allen Beteiligten viel Mühe und Arbeitszeit. 

  • Beispiel #3: Einhalten von Zeitplänen

Eine mangelhafte Bereitstellung wichtiger Informationen gehört zum unliebsamen Alltag vieler Bauprojekte. Auf den Baustellen ist das oft mit frustrierender Mehrarbeit verbunden. Mit dem schnellen, einfachen und zentralen Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen sorgt BUILD 365 dafür, dass Arbeiten rechtzeitig fertig werden und niemand unnötig Überstunden leisten muss. 

Diese Beispiele zeigen, wie effiziente Prozesse allen an einem Bauprojekt beteiligten Personen das Leben einfacher machen. Das steigert nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeiter, sondern auch deren Produktivität. 

Fazit: Baumanagement und Bauprojektabwicklung in der Cloud als Schlüssel für mehr Produktivität

Die faktische Trennung von Planen und Bauen führt regelmäßig zu enormen Produktivitätsverlusten. Nur Unternehmen, die es rechtzeitig schaffen, Planungsbüros und Baustellen organisatorisch unter einem Dach zu vereinen, werden sich in einer zunehmend umkämpften Baubranche langfristig behaupten können. Der Schlüssel zu mehr Produktivität liegt in dereiner Optimierung von Baumanagement und Bauprojektabwicklung mit Hilfe der richtigen digitalen Tools. 

Die Cloud-Infrastruktur von Microsoft 365 bietet dafür eine leistungsstarke Grundlage und BUILD 365 eine ganzheitliche Lösung, die Planen und Bauen wieder zu einer starken Einheit vereint. Überzeugen Sie sich einfach selbst. Vereinbaren Sie jetzt einen kostenlosen Demotermin und testen Sie BUILD 365 maßgeschneidert für Ihre individuellen Anforderungen.

Lean Construction: Wie der Planungs- und Bauprozess optimiert werden kann

Lean Management ist eine Managementphilosophie und -praxis, die durch kontinuierliche Verbesserungen die Effizienz von Unternehmen fördert.  Auch die Baubranche kann von einer Umsetzung der Lean-Prinzipien (Kundenwert, Wertstrom, Fluss, Pull, Perfektion) profitieren, wie die folgenden Beispiele für Lean Construction zeigen.

Definieren des Kundenwerts

Der Wert einer Immobilie bemisst sich, wie auch der Wert eines Produkts, immer aus Sicht des Kunden. Der Kunde bestimmt, was für ihn “Wert” hat und was nicht. Angenommen, ein Auftraggeber möchte ein neues Bürogebäude errichten lassen. Für diesen Kunden liegt der Wert möglicherweise nicht nur im fertigen Gebäude, sondern z.B. auch in einer kurzen Projektlaufzeit, der Verwendung hochwertiger Materialien, einem geringen Wartungsaufwand oder der Vermeidung von Budgetüberschreitungen. 

Im Kontext einer Baustelle gibt es aber auch viele interne “Prozesskunden”: Der Maler ist beispielsweise abhängig vom Trockenbauer und beide wiederum von Bauleitern und Auftragnehmern, die die Planung und Logistik verantworten. Größer gedacht, ist die Baustelle damit auch Prozesskunde der Planung.

Optimierung des Materialflusses

Bauunternehmen benötigen für die Fertigstellung eines Projekts eine bestimmte Menge an Beton. Anstatt nun große Mengen auf Vorrat zu bestellen und auf der Baustelle zu lagern, könnte das Unternehmen eine Just-in-Time-Lieferung arrangieren und so den Materialfluss sowie Lagerbestände optimieren. Das Projekt würde damit schneller, kostengünstiger und effizienter fertiggestellt werden. 

Umsetzung des Pull-Prinzips

Im Pull-Prinzip werden Arbeitsabläufe erst dann in Gang gesetzt, wenn die dafür notwendigen vorhergehenden Arbeitsschritte abgeschlossen sind: 

  • Die Maurer beginnen mit ihrem Teil des Projekts, sobald das Fundament fertig ist.
  • Die Elektriker verlegen Stromleitungen erst, wenn die Maurer ihre Arbeiten abgeschlossen haben und die Wandstrukturen bereit sind.
  • Die Trockenbauer wiederum bekommen dann grünes Licht, wenn alle Leitungen verlegt wurden. 

Die Herausforderung liegt auf der Hand: Die Prozesskette muss so geplant sein, dass jeder Arbeitsschritt nahtlos in den nächstfolgenden übergeht. 

Streben nach kontinuierlicher Verbesserung und Perfektion

Ein gutes Beispiel für das Streben nach laufender Verbesserung und Perfektion ist ein Last Planner System (LPS), eine Methode für mehr Effizienz für die Bauplanung und -ausführung. Sie fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams und hilft dabei, Engpässe und Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beseitigen. Die Teams kommen regelmäßig zusammen, um anhand von Analysen und Berichten den Fortschritt zu überprüfen, Herausforderungen zu diskutieren und Lösungen zu finden.

Warum viele Bauträger noch keinen Lean-Ansatz verfolgen

Viele Bauträger zögern trotz der offenkundigen Vorteile noch immer vor der Umstellung auf Lean Construction. Das Problem liegt aber weniger im Können, sondern im Wollen. Denn Lean ist ein Mindset. Und in der Bauwirtschaft stehen viele Entscheider dem notwendigen Wandel noch skeptisch gegenüber. So dominieren weiterhin traditionelle Hierarchien, während Lean Teamarbeit und die Einbeziehung aller Stakeholder erfordert. 

Und dann stehen die Bauträger auch noch vor einem Kostenparadoxon. Um morgen effizienter zu arbeiten und Geld zu sparen, müssen sie heute Geld in die Hand nehmen. Sie müssen in Schulungen, neue Technologien und die Änderungen von Prozessen investieren. Diese Investitionen bleiben zugunsten kurzfristiger Einsparungen aber viel zu oft auf der Strecke.  

Ohne Paradigmenwechsel wird es also nicht gehen. Im folgenden Abschnitt möchte ich Ihnen daher zeigen, wie Sie den dringend notwendigen Wandel einleiten können.

3 Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf Lean Construction

Wenn es besser werden soll, muss es zuerst anders werden. Mit diesen 3 Tipps für die erfolgreiche Umstellung auf Lean Construction legen Sie das Fundament für mehr Effizienz im Planungsbüro und auf der Baustelle:  

  • Fördern Sie das Verständnis für Lean Prozesse
    Lean-Prozesse erfordern ein Umdenken in der gesamten Organisation. Schulungen und Workshops fördern das Verständnis für Lean und erhöhen die Akzeptanz aller Beteiligten. Aber noch einmal: Die wichtigste Rolle spielt die Geschäftsführung. Nur wenn die wichtigsten Entscheider in Wort und Tat voll hinter der Erneuerung stehen, wird sich die Lean-Strategie auch wirklich im Unternehmen durchsetzen und Prozesse zum Besseren verändern.

  1. Digitalisieren Sie Ihre Prozesse
    Mit den richtigen digitalen Tools können Sie viele Abläufe nachhaltig verbessern. Eine gute Lean-Software ermöglicht es Ihnen, Standards im Unternehmen zu etablieren und Prozesse lückenlos und transparent zu dokumentieren sowie in Echtzeit zu steuern. Auf diese Weise errichten Sie die perfekte Grundlage für Optimierungen bei Folgeprojekten. Mit Hilfe von Simulationen oder der Integration des Building Information Modeling (BIM)-Modells wiederum können Sie Prozesse gezielter visualisieren und Informationen für alle Projektbeteiligten zugänglich machen. Ziel der Digitalisierung ist es, den Menschen die Arbeit zu erleichtern. Und dies gelingt am besten durch Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit.

Legen Sie einfach los
Es gibt keine perfekten Rahmenbedingungen für die Umstellung auf Lean Construction. Es gibt nur einen perfekten Zeitpunkt. Und dieser Zeitpunkt ist jetzt. Holen Sie sich Informationen und Kontakte bei hilfreichen Ansprechpartnern wie der Zukunftsagentur Bau (ZAB) oder dem German Lean Construction Institute (GLCI) und bauen Sie sich selbst genau das Know-how und die Methodenkompetenz auf, die Sie für Ihre individuellen Anforderungen benötigen. Und bedenken Sie: Lean ist nie fertig. Es ist ein ständiges Hinterfragen des Bestehenden und eine kontinuierliche Verbesserung. Für diesen Weg ist unsere Lösung BUILD 365 Ihr perfekter digitaler Begleiter.

Erfolgreiches Lean Construction Management mit BUILD 365

Als Plattform für die integrale und kooperative Abwicklung aller Planungs- und Bauprozesse bietet BUILD 365 umfassende Unterstützung für jede Lean-Strategie – ganz gleich, ob Sie gerade den ersten Schritt planen oder bereits den nächsten setzen. Denn der modulare Aufbau von BUILD 365 ermöglicht eine zielgerichtete Umsetzung jeder Projektphase und aller Arbeitsschritte. Von der Planung und Materialbeschaffung über die reibungslose Abwicklung bis hin zur übersichtlichen Kommunikation für alle Projektbeteiligten und Ausführenden. 

Durch die nahtlose Integration in die Welt von Microsoft Teams und Microsoft 365 fügt sich BUILD 365 außerdem ohne viel Aufwand und hohe Investitionen in Hardware oder Lizenzen in die bestehende IT-Landschaft jedes Unternehmens ein. Die Lösung ist innerhalb von knapp zwei Stunden komplett einsatzbereit. Sie hilft vom Start weg intuitiv und anwenderfreundlich bei der Identifikation und Realisierung von Verbesserungspotenzialen – auf der Baustelle ebenso wie im Planungsbüro.

Fazit: Mit Lean-Prinzipien zum Lean Construction Management

Das charakteristische Merkmal aller Lean-Methoden ist die laufende Optimierung von Prozessen. Der richtige Zugang für erfolgreiches Lean Construction Management besteht daher selbst wieder im Einnehmen einer Lean-Perspektive. Oder einfacher ausgedrückt: Der Weg ist das Ziel. Starten Sie einfach darauf los und digitalisieren Sie Schritt für Schritt mit praxistauglichen Lösungen wie BUILD 365 Ihre Prozesse. 

Gerne stellen wir Ihnen eine kostenlose Testversion von BUILD 365 zur Verfügung. Kontaktieren Sie einfach unsere Experten und überzeugen Sie sich selbst von allen Vorteilen einer ganzheitlichen Plattform auf Basis Ihrer bestehenden Microsoft 365 Umgebung.

Am 25. und 26. April war Wien das unangefochtene Zentrum der Baubranche. Mehr als 2.000 Entscheider und Fachleute aus der Bauwirtschaft kamen an diesen beiden Tagen zusammen, um sich bei der größten Veranstaltung ihrer Branche in Österreich über aktuelle Trends, Herausforderungen und Lösungsansätze auszutauschen. Unsere Kollegen Andreas Kroiß und BUILD 365 Geschäftsführer Dieter Etmayr waren mit dabei und haben mit BUILD 365 für viel Aufmerksamkeit und begeisterte Resonanz gesorgt. Und das nicht ohne Grund. Denn die Nachfrage nach überzeugenden digitalen Lösungen für Planen und Bauen ist hoch wie nie zuvor.

Die Baubranche wird digital

Die Inhalte des hochkarätig besetzten Vortragsprogramms, viele der mehr als 100 Aussteller sowie die Stimmen der anwesenden Experten unterstreichen deutlich, dass die Digitalisierung nun auch die Baubranche voll erfasst hat. Und das nicht ohne Grund. Denn gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten müssen sich Unternehmen stärker als bisher vom Mitbewerb abheben, um auch in Zukunft erfolgreich zu bleiben. Mehr Effizienz und Qualität durch innovative Technologien kommt da gerade recht. 

 

Mit BUILD 365 hatten Andreas und Dieter dafür genau das richtige As im Ärmel bzw. am Messestand. Bei unseren beiden Experten konnte sich die Fachwelt gleich aus erster Hand über unsere digitale All-in-one Lösung für Planen und Bauen informieren.

BUILD 365: Eine zentrale Lösung für mehr Effizienz im Projekt- und Baumanagement

Ein Tool für das Planmanagement, eines für die BIM-Kollaboration und wieder andere Programme für die Mängelerfassung und das Bautagebuch. Software-Lösungen rund um die Baustelle gibt es viele, allerdings verfehlen die meisten davon die Anforderungen der Bauherren und Anwender deutlich. “Statt mehr Effizienz und Übersicht bringen diese Insellösungen einfach nur mehr Stress für so gut wie alle Beteiligten”, erklärt Andreas Kroiß die Defizite vieler Tools. Sein Fazit: “Im täglichen Einsatz sind sie einfach zu umständlich, zu teuer und nicht miteinander kompatibel.”

 

Das bestätigen vor Ort auch viele BAUKONGRESS-Besucher im persönlichen Gespräch mit den beiden Experten. “Für viele Branchenvertreter war das Ausprobieren unserer Demoversion ein echter Augenöffner. Bis dahin war ihnen gar nicht so richtig bewusst, was mit einer ganzheitlichen Lösung alles möglich ist und wie viel Potenzial sie aktuell einfach so liegen lassen”, weiß Andreas Kroiß über die positive Resonanz seiner Gesprächspartner auf BUILD 365 zu berichten.

Mehr Sicherheit und Usability mit Microsoft 365 und Teams

Über den Erfolg einer Lösung entscheidet am Ende des Tages immer auch die Akzeptanz ihrer Anwender. Andreas Kroiß kann das bestätigen: “Wer hat denn schon Zeit und Lust, sich neben der Erledigung seiner Kernaufgaben auch noch in die Funktionsweise einer Software einzuarbeiten, die vielleicht bald schon wieder durch ein neues Programm ersetzt wird? Die vollständige Integration von BUILD 365 in Microsoft 365 und Teams kommt den Usern daher sehr entgegen, weil heute ohnehin so gut wie jedes Unternehmen Microsoft im Einsatz hat. Zeitaufwändige Implementierungsschritte und Einschulungen fallen hier praktisch komplett weg – ein Aspekt, der unseren Testern gleich ins Auge gesprungen ist.”

 

Und weiter: “Ein anderer Vorteil ist, dass Unternehmen für BUILD 365 keine neue IT-Infrastruktur anschaffen müssen, weil alles im Microsoft-Universum läuft.“ Für die Bauträger also eine klare Win-win-Situation. Sie halten ihre IT-Kosten gering und profitieren gleichzeitig von den hohen Sicherheitsstandards in der Microsoft Cloud, inklusive Datenhoheit zu jeder Zeit.

Die Baubranche ist bereit für die Digitalisierung

Der diesjährige BAUKONGRESS in Wien hat deutlich gemacht, dass die Baubranche für die Digitalisierung bereit ist. Ihre wichtigsten Vertreter haben das enorme Potenzial innovativer Bausoftware erkannt und wollen nun die Weichen dafür stellen, dieses Potenzial effizient auszuschöpfen. Nach vielen Gesprächen und der positiven Resonanz auf BUILD 365 sind Andreas und Dieter fest davon überzeugt, dass ihnen das auch gelingen wird.

Sie wollen BUILD 365 testen?

Kein Problem. Buchen Sie einfach einen Termin mit unseren Experten und lernen Sie BUILD 365 kostenlos und unverbindlich im Rahmen einer personalisierten Demo kennen. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.

“Vielleicht klappt das mit der Digitalisierung der Bauwirtschaft ja doch noch”, ruft Konrad Clever erfreut ins Telefon, als er sich von der Architektin am anderen Ende der Leitung verabschiedet. Was war passiert? Als alter Hase im Baugeschäft hatte der Bauleiter nach Durchsicht der Pläne erst einmal routiniert im Architekturbüro angerufen, um sich nach aktuellen Änderungen zu erkundigen. Denn viel zu oft hatten er und sein Team wegen veralteter Informationen schon unnötige Arbeiten verrichtet und unzählige Überstunden schieben müssen – neue Technologie, alte Probleme. Vielleicht kennen Sie das ebenfalls. 

Mit BUILD 365 ist damit nun endgültig Schluss. Die praktische All-in-One-Lösung auf Basis von Microsoft 365 und Teams macht das Planen und Bauen für alle Beteiligten jetzt wirklich einfach und effizient. In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie BUILD 365 die größten Probleme rund um das digitale Projekt- und Baumanagement effektiv beseitigt und das Arbeitsleben von Bauleiter Konrad Clever und vielen anderen Stakeholdern maßgeblich verbessert.

Die 7 größten Probleme im digitalen Projekt- und Baumanagement - und ihre Lösung mit BUILD 365

Bauprojekte sind komplexe Angelegenheiten, bei denen viele Stakeholder in unterschiedlichsten Funktionen involviert sind und wo aufgrund hoher Budgets schon kleine Verzögerungen beträchtliche Auswirkungen haben. Verlässlichkeit und Planungsgenauigkeit seitens aller Beteiligten und das in jeder Projektphase sind daher enorm wichtig, um kostspielige Probleme von vornherein zu vermeiden. Im Folgenden möchte ich daher die 7 größten Probleme im digitalen Projekt- und Baumanagement aufzeigen und warum BUILD 365 dafür die richtige Lösung ist.

Problem #1: Explodierende Budgets durch Informationsmängel

Im Planen und Bauen herrscht ein regelrechter Wildwuchs an Datensilos. Jeder Fachbereich arbeitet mit seiner eigenen Softwarelösung bzw. Datenbasis und am Weg zu anderen Stakeholdern gehen immer wieder wichtige Informationen verloren. Oft werden Arbeiten ausgeführt, die längst nicht mehr zum neuesten Entwurf des Architekten passen und müssen dann erst wieder korrigiert werden. Und Bauprofis wissen: Änderungen in der Ausführungsphase sind zehnmal so teuer wie in der Planungsphase (Zehner-Regel!). 

Kosteneffizienz mit BUILD 365:
BUILD 365 ist eine ganzheitliche Lösung und speichert sämtliche Daten eines Projekts für jede Wertschöpfungsstufe zentral an einem Ort. Für das Planen und Bauen relevante Informationen sind dort miteinander verknüpft und stehen allen Projektbeteiligten in der aktuellen Version jederzeit zur Verfügung. Auf diese Weise werden Missverständnisse in der Bauausführung vermieden, Korrekturen so effizient wie möglich umgesetzt und die Einhaltung des Budgetplans wirksam unterstützt.

Problem #2: Hohe Lizenzkosten für Branchensoftware

Vom Planmanagement über BIM und Bautagebuch bis hin zur Mängelerfassung – wichtige Dokumentationsaufgaben laufen mittlerweile auch in der Bauwirtschaft digital. Doch nur, weil eine Lösung digital ist, ist sie noch lange nicht effizient. Das erkennen viele Bauträger spätestens dann, wenn sie die Lizenzkosten für zahlreiche Einzellösungen zusammenrechnen. Je nach Anbieter und Softwarepaket kommen schnell einmal hohe Summen zusammen und das Jahr für Jahr. 

Flexible Nutzungsmodelle mit BUILD 365:
Als Komplettlösung auf Basis von Microsoft 365 und Teams ist BUILD 365 der klare Gewinner jeder Kosten-Nutzen-Rechnung. Denn so gut wie jedes Unternehmen ist heute bereits an das Universum von Microsoft angebunden und BUILD 365 bietet mit seinen flexiblen Tarifplänen für jede Anforderung das passende Preismodell. Bauträger zahlen so immer nur für jene Leistungen, die sie tatsächlich in Anspruch nehmen.

Problem #3: Ineffiziente Prozesse belasten die Fachkräfte auf den Baustellen

Der Fachkräftemangel ist auch in der Baubranche allgegenwärtig und die Arbeiter sind oft hohen Belastungen ausgesetzt. Wenn Bauarbeiter neben ihren Kernaufgaben dann auch noch viel Zeit und Energie für die Dokumentation aufwenden müssen, mündet das unweigerlich in Stress, Frustration und mangelhafte Motivation. Viele Softwareprodukte sind aber so umständlich und zeitraubend designt, dass sie Probleme sogar noch verstärken und ihre Nutzer heillos überfordern.

Intuitive Datenerfassung mit BUILD 365:
Mit BUILD 365 erfolgt die digitale Datenerfassung über eine eigene App am Smartphone. Der gesamte Prozess ist dabei so gestaltet, dass innerhalb eines Projekts sämtliche Informationen einfach und intuitiv erfasst und mit allen Projektbeteiligten unkompliziert ausgetauscht werden können. Eine effektive Lösung, die Stress reduziert statt mehr davon zu schaffen.

Problem #4: Komplexe Insellösungen fordern IT-Administratoren

Komplexe IT-Lösungen machen nicht nur auf den Baustellen Probleme. Auch IT-Administratoren verzweifeln regelmäßig an den zahlreichen Insellösungen für das Projekt- und Baumanagement. Sie müssen regelmäßig viele Software-Aktualisierungen durchführen, Stammdaten mehrfach erfassen und sich in unterschiedlichste Benutzeroberflächen einarbeiten. Und dann drängt auch noch das Projektteam auf rasche Einbindung neuer interner und externer Stakeholder. Eine stressfreie und produktive Arbeitsumgebung sieht anders aus.

Entlastung der IT mit BUILD 365:

Mit der Einbindung von BUILD 365 in Microsoft 365 und Teams können Projektleiter die gesamte Administration zur Einbindung von Stakeholdern selbst vornehmen und ganz nach Bedarf anpassen. Und das ganz ohne aufwendige Einschulung. Das entlastet nicht nur den IT-Administrator, sondern sorgt dank einer deutlichen Beschleunigung der Zugriffsberechtigungen auch für zufriedene Projektteams. 

 

BUILD 365 erfreut gestresste IT-Admins aber noch durch weitere Features: Die Module der praktischen All-in-one-Lösung lassen sich ganz einfach konfigurieren und durch eine projektindividuelle Lizenzierung unkompliziert an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Last but not least überzeugt BUILD 365 durch eine umfassende Datenhoheit in der Microsoft Cloud. Der IT-Administrator muss sich nicht länger den Kopf darüber zerbrechen, ob und wie das Unternehmen bei einem Anbieterwechsel die eigenen Daten wiederbekommt. 

Problem #5: Intransparente Termin- und Prozessplanung

Durch die Ausstattung der einzelnen Stakeholder mit unterschiedlichen IT-Tools kommt es häufig zu Unstimmigkeiten in der Termin- und Prozessplanung. Unklar bleibt, wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt an welche Personen gesendet hat oder noch senden muss. Unter diesen Voraussetzungen ist eine effiziente Abwicklung des Bauprojekts praktisch unmöglich. 


Zentralisierte Prozessplanung mit BUILD 365:

BUILD 365 vereint alles, was es für eine erfolgreiche Prozessplanung braucht, an einem einzigen Ort und visualisiert die Informationen in den aktuellen Plänen sowie anhand von 3D-Modellen. Von der Planung über die Ausschreibung bis hin zur Bauausführung ist alles miteinander verknüpft und aufeinander abgestimmt. Diese Transparenz führt nicht nur zu mehr Effizienz in den Abläufen, sondern hilft auch beim sparsamen Umgang mit materiellen Ressourcen. Das freut nicht nur das Projektteam, sondern auch die Umwelt.

Problem #6: Fehlen einheitlicher Arbeitsabläufe

Durch den Einsatz vieler Insellösungen sind die für ein Bauprojekt wichtigen Daten oft auf mehrere Orte verteilt und teilweise sogar auf lokalen Datenträgern gelagert – und dann schnell wieder vergessen. Ein Zustandekommen einheitlicher und damit effizienter Arbeitsabläufe ist hier reines Wunschdenken. 


Unternehmensweite Standards mit BUILD 365:
Die zentrale Datenablage mit BUILD 365 ist nicht nur die Basis einer erfolgreichen Prozessplanung, sondern ermöglicht darüber hinaus die Implementierung unternehmensweiter Standards. Das vereinfacht die Kommunikation auf allen Ebenen und sorgt über alle Baustellen und Projekte hinweg für einheitliche Abläufe. Bauträger sparen so nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sie stärken auf diesem Weg ihre Wettbewerbsfähigkeit und können sich in Zeiten einer intensiven Branchenkonsolidierung erfolgreich am Markt behaupten.

Problem #7: Keine Vernetzung von Planen und Bauen

Für die größtmögliche Wertschöpfung müssen Planen und Bauen immer eine untrennbare Einheit bilden. Dieses Grundverständnis für die Anforderungen der Bauwirtschaft sucht man in zahlreichen Insellösungen und Datensilos leider vergebens. So kommt es dann auch, dass beispielsweise Building Information Modeling (BIM) und LEAN-Prozesse nicht miteinander verknüpft sind, weil die jeweils zuständigen Abteilungen keine zufriedenstellende Möglichkeit haben, diesen Schritt zu machen.

Erfolgsfördernde Strukturen mit BUILD 365:
Der modulare Aufbau von BUILD 365 bietet zukunftsorientierten Bauträgern alles, was sie für eine effiziente Projektorganisation und ein nahtloses Zusammenwirken aller Wertschöpfungsstufen benötigen. Das zeigt unter anderem das Modul Building Information Modeling (BIM). Darin dargestellte Informationen stehen auch in allen anderen Modulen zur Verfügung und können über das Aufgabenmanagement der All-in-one-Lösung mühelos geteilt und mit allen berechtigten Stakeholdern ausgetauscht werden.

Fazit: Passende Software als Wunderwaffe gegen die größten Probleme im digitalen Projekt- und Baumanagement

Der Vergleich macht sicher: Viele Probleme des digitalen Projekt- und Baumanagements sind mit BUILD 365 auf einen Schlag gelöst. Ob IT-Administrator, Architekt, Bauleiter oder Handwerker – von der modernen Komplettlösung im Microsoft-Universum profitiert jeder einzelne Stakeholder und damit das gesamte Bauprojekt. Und die IT-Kosten? Bauträger, die ihre Insellösungen durch BUILD 365 ersetzt haben, sprechen von Einsparungen von bis zu vierzig Prozent. Ein überzeugendes Argument. 

 

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Machen Sie sich selbst ein Bild und testen Sie BUILD 365 ganz unverbindlich im Rahmen einer personalisierten Demo. Kontaktieren Sie dafür einfach unsere Experten und erleben Sie noch am selben Tag die Zukunft des digitalen Projekt- und Baumanagements.

Der Baukongress bietet eine Gelegenheit für Fachleute aus verschiedenen Bereichen der Baubranche, sich über aktuelle Trends, Herausforderungen und Lösungsansätze auszutauschen.  Der Kongress wird im Austria Center Vienna ausgetragen.

Besuchen Sie uns doch gerne am Stand 53 beim BAUKONGRESS 2024 am 25. und 26. April – wir freuen uns auf Sie!

Breites Spektrum an Sessions

In insgesamt 50 Vorträgen präsentieren Projektentwickler, Planer, Auftraggeber, Baufirmen, Forscher und die Baustoffindustrie die neuesten Technologien und stellen nationale sowie internationale Verkehrsinfrastruktur- und Hochbauprojekte vor. 

Führende Unternehmen als Aussteller

Rund 100 Aussteller nutzen den Baukongress als Plattform, um ihre Produkte und Dienstleistungen der Baubranche vorzustellen. Dies bietet den Besuchern die Möglichkeit, einen umfassenden Überblick über aktuelle Produktinnovationen zu erhalten und sich über die neuesten Entwicklungen zu informieren.

Treffpunkt für Entscheidungsträger

Der Baukongress zieht rund 2.000 Entscheidungsträger aus der Bauwirtschaft, Politik und Wissenschaft an und dient als neutrale Plattform für den Wissenstransfer und das Netzwerken. Diese Veranstaltung trägt dazu bei, den Wirtschaftsstandort durch Innovation und Zusammenarbeit weiter zu stärken.

Ein Bauunternehmen nutzt SharePoint für den Dateiaustausch. Doch auf der Plattform gibt es eine Vielzahl von Projektseiten, jeder mit seinen eigenen Unterordnern und Dateiablagen. Baupläne, Genehmigungen und Materiallisten sind auf verschiedene Seiten verteilt. Architekten suchen verzweifelt nach den aktuellen Bauplänen, während Bauleiter versuchen, den Überblick über die neuesten Genehmigungen zu behalten. 

Solche unstrukturierten Datenflüsse verlangsamen die zugrundeliegenden Prozesse und vergrößern das Risiko für Datenverlust oder -diebstahl in vielen Unternehmen weltweit. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einer dedizierten Lösung wie BUILD 365 klare und effiziente Strukturen für den internen und externen Austausch von Dateien schaffen und die Weichen für eine effiziente Zusammenarbeit legen.

Dateiaustausch mit Externen:
Der Status Quo

Nicht nur intern, sondern auch in der Zusammenarbeit mit externen Stakeholdern wie Dienstleistern, Lieferanten und Kunden müssen regelmäßig Verträge gezeichnet, Pläne abgesegnet und Kalkulationen freigegeben werden, sodass der effektive Austausch von Dateien maßgeblich zur einem erfolgreichen Projekt beiträgt. 

Aktuell gibt es 4 Hauptmethoden für den Dateiaustausch

  • E-Mail-Versand: Eine Methode, die oft zu einer Flut von E-Mails führt und die Übersicht erschwert.
  • Freigabe-Links (z.B. via SharePoint): Externe erhalten Zugriff über Freigabe-Links, was jedoch möglicherweise nicht die gewünschte Sicherheit bietet.
  • Gast-User für Externe: Durch die Vergabe von Gast-Usern erhalten Externe direkten Zugriff, was jedoch nicht immer die optimale Lösung ist.
  • Analoge Methoden: Traditionelle Ansätze wie Postversand oder Druck sind zwar etabliert, jedoch oft zeitaufwendig und ineffizient.

Eine zentrale Plattform für den Austausch von Dateien gewährleistet Effizienz, Transparenz, Nachvollziehbarkeit und die Hoheit über wichtige Dokumente wie Pläne, Protokolle, Bescheide. Alle Informationen sind für die beteiligten Personen stets über die Plattform abrufbar und lassen sich problemlos und sicher mit externen Stakeholdern teilen.

6 Stolpersteine für effizienten Datenaustausch

Mit der Digitalisierung werden immer mehr Papierdokumente durch digitale Dateien ersetzt und lassen sich dadurch grundsätzlich leichter und effizienter austauschen, doch der digitale Dateiaustausch birgt unter anderem diese Herausforderungen: 

  1. Alte Gewohnheiten: Der Dateiaustausch per E-Mail ist in vielen Unternehmen so selbstverständlich geworden, dass Probleme wie fehlende Übersicht und Datenverlust nicht adressiert und alternative Lösungen nicht ernsthaft geprüft werden.
  2. Sicherheit: Die wachsende Gefahr durch Cyberangriffe macht die IT-Sicherheit auch beim Dateiaustausch zu einer Priorität und gleichzeitig wirkt sie in manchen Unternehmen als Innovationsbremse, da die Angst vor den schwer abschätzbaren Risiken einer neuen Software die möglichen Vorteile in der Entscheidungsfindung überwiegt.  
  3. Große Datenmengen und Dateien: Sowohl das Datenvolumen als auch die Dateigröße erschweren die Speicherung, die Organisation und den schnellen Zugriff auf unterschiedliche Dateien und vergrößern das Risiko für Ineffizienzen und Datenverlust.
  4. Mangelnde Transparenz: Ohne eine zentrale Lösung wird die Nachvollziehbarkeit von Änderungen durch eine Versionsgeschichte erheblich erschwert.
  5. Fehlende Kontrolle: Sicherheitsbedenken im Zusammenhang mit dem Verlust der Kontrolle über wichtige Dokumente können Unternehmen davon abhalten, effizientere Methoden zu nutzen.
  6. Zersplitterte Infrastruktur: Fehlt eine zentrale Plattform für den Dateiaustausch verlagert sich der Austausch in SharePoint, Teams, E-Mail und andere Kanäle, sodass Überblick und Steuerungsmöglichkeiten verloren gehen.

Dateiaustausch mit BUILD 365: Effizienz und Sicherheit im Fokus

Vor dem Hintergrund der wachsenden Bedeutung digitaler Dokumente für alle Geschäftsprozesse bietet BUILD 365 folgende Funktionen für einen effizienten und sicheren Dateiaustausch innerhalb des Teams und mit externen Stakeholdern:

  • Web-Applikation über Browser: Ähnlich wie bei Diensten wie Dropbox ermöglicht BUILD 365 den Datenaustausch über eine benutzerfreundliche Web-Applikation, die über den Browser zugänglich ist.
  • Direkter Projektzugang: Jedes Projekt lässt sich in BUILD 365 über einen einfachen Link aufrufen und innerhalb der Microsoft Cloud bearbeiten.
  • Interne Zusammenarbeit in Microsoft Teams: Durch die nahtlose Integration des Austauschs in Microsoft Teams sind hochgeladene Dateien nach der automatischen Synchronisierung mit BUILD 365 sofort für das gesamte Team verfügbar.
  • Externer Datenaustausch mit differenzierten Zugriffsrechten: Für externe Nutzer lassen sich individuelle Zugänge und Berechtigungen konfigurieren, die ihnen Zugang zur Web-Anwendung bieten. 
  • Integration digitaler Signaturen: Mit BUILD 365 lässt sich auf Wunsch ein digitaler Zeichnungsprozess für Dokumente realisieren – sowohl für interne Freigaben per Touch oder als rechtsgültige Signatur.
  • Zentrale Speicherung mit weltweitem Zugriff: Dateien werden in der Cloud des eigenen Microsoft Tenants gespeichert, wodurch jeder autorisierte Benutzer von überall und zu jeder Zeit darauf zugreifen kann.
  • Benachrichtigungen: Über Benachrichtigungen können Benutzer automatisch über Änderungen von bestehenden und über neue Dateien informiert werden.
  • Einmal-Links: Benutzer können Einmal-Links generieren, um externen Personen ohne Benutzerkonto einen sicheren, auf 4 Wochen begrenzten Zugriff auf Rechnungen oder andere Dokumente zu geben.

BUILD 365 bietet somit nicht nur eine effiziente und sichere Dateiablage, sondern auch erweiterte Funktionen, um die Zusammenarbeit und den Austausch mit internen und externen Partnern zu optimieren.

Security bei BUILD 365: Umfassende Kontrolle und Transparenz

Im Hinblick auf die Sicherheit setzt BUILD 365 auf eine umfassende Struktur, die speziell auf die Bedürfnisse externer Benutzer zugeschnitten ist:

  1. Beschränkter Zugang für externe Benutzer: Um den Zugriff auf sensible Daten durch externe User auf ein Minimum zu reduzieren, erhalten diese nur Zugang zur Web-Anwendung und nicht auf das gesamte System.
  2. Detaillierte Berechtigungsstruktur: Die Anpassung von Berechtigungen auf Ordner- und Dokumentenebene ermöglicht eine feingranulare Zugriffskontrolle und reduziert das Risiko für unberechtigte Zugriffe. 
  3. Vollständige Historie für Transparenz: Jede Aktion auf Dokumenten und Ordnern wird protokolliert, inklusive Details wie welcher Benutzer welche Änderungen vorgenommen hat, wann dies geschah und ob der Benutzer eine Benachrichtigung erhalten hat. Dies gewährleistet eine umfassende Transparenz über sämtliche Aktivitäten.
  4. Sichere Authentifizierung: Der Zugriff auf Dokumente ist ausschließlich über die Anmeldung mit Benutzername und Passwort möglich. Diese robuste Authentifizierung stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf die Dateien zugreifen können.

Mit diesen Sicherheitsmaßnahmen bietet BUILD 365 nicht nur einen geschützten Raum für die Zusammenarbeit, sondern ermöglicht es Unternehmen auch, die volle Kontrolle über ihre Dateien zu behalten und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Fazit: Dateiaustausch effizient organisiert mit BUILD 365

Eine zentraler Dateiaustausch verbessert die effiziente Zusammenarbeit und beugt dem Chaos im Dokumenten-Dschungel vor. Mit der BUILD 365 App wird der Austausch nahtloser Teil Ihrer IT-Infrastruktur und ermöglicht den sicheren Austausch von Dokumenten mit Externen per Link oder granular konfigurierbaren Benutzerkonten.

Sie suchen einen Weg aus dem Dokumenten-Dschungel? Unsere Experten bei BUILD 365 freuen sich auf Ihre Nachricht!