13.06.2024
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Effiziente Benutzerverwaltung im digitalen Baumanagement mit Microsoft 365

In einer Welt, in der digitale Innovationen unaufhaltsam voranschreiten, setzen auch immer mehr Bauträger auf digitale Lösungen für Projekt- und Baumanagement. Doch während in den Chefetagen die künftigen Effizienzgewinne durch digitales Planmanagement, Raumbuch und Co bereits eingeplant sind, zeichnet die Baustellenrealität oft ein ganz anderes Bild. Denn hier zeigt sich nur allzu deutlich, dass der Erfolg einer Softwarelösung nicht allein von ihren Funktionen abhängt, sondern ebenso sehr von der Akzeptanz aller Nutzer und Stakeholder. 

In diesem Beitrag möchte ich daher die Schlüsselrolle einer einfachen und effektiven Benutzerverwaltung und -steuerung beleuchten. Lernen Sie mit mir jene Komponenten kennen, die den entscheidenden Unterschied für den Erfolg einer digitalen Lösung ausmachen und warum Microsoft 365 und Teams die mit Abstand beste Basis für Ihre Branchensoftware bilden. 

Wichtige Aspekte einer guten Benutzerverwaltung und -steuerung im digitalen Baumanagement

Was macht bei einer digitalen Lösung eine gute Benutzerverwaltung und -steuerung überhaupt aus? Alles muss funktionieren, soviel ist klar. Was aber wirklich hinter diesem “alles” steckt, wird erst bei einem näheren Blick auf die wichtigen Aspekte einer guten Benutzerverwaltung und -steuerung im digitalen Baumanagement so richtig greifbar:


  • Benutzerfreundlichkeit:
    Damit Software von einer breiten Nutzerbasis akzeptiert wird, ist eine einfache Bedienbarkeit entscheidend. Eine klare Benutzeroberfläche, ein intuitives Design sowie eine schnelle Einarbeitungszeit spielen dabei eine wichtige Rolle. Anwender sollten ohne aufwendige Schulungen mühelos einsteigen und rasch mit dem neuen Tool arbeiten können. 

  • Komplexität der Benutzerrollen:
    Im Baumanagement haben wir eine Vielzahl von Benutzergruppen – von Architekten über Bauingenieure bis hin zu Bauleitern und externen Stakeholdern. Jede dieser Gruppen hat ihre eigenen Aufgaben und Befugnisse. Die Herausforderung besteht in der Gewährleistung, dass jeder Benutzer nur auf die Funktionen und Daten zugreifen kann, die für seine Arbeit relevant sind.

  • Integration mit externen Systemen:
    Baumanagement-Software muss oft mit verschiedenen anderen Systemen zusammenarbeiten, wie zum Beispiel CAD-Software, BIM-Tools (Building Information Modeling), ERP-Systemen und Projektmanagement-Tools. Eine nahtlos integrierte Benutzerverwaltung gewährleistet eine reibungslose Kommunikation dieser Systeme und damit einen unterbrechungsfreien Informationsfluss. 

  • Datensicherheit:
    In Bauprojekten werden häufig vertrauliche Daten wie Pläne, Kostenkalkulationen und Vertragsdetails verwendet. Daher ist Sicherheit von höchster Bedeutung. Die Benutzerverwaltung muss gewährleisten, dass nur befugte Personen auf diese Inhalte zugreifen können und dass die Informationen sowohl während der Übertragung als auch bei der Speicherung geschützt sind.

  • Skalierbarkeit:
    Bauprojekte können stark in ihrer Größe und Komplexität variieren. Daher ist es wichtig, dass die Software mit dem Wachstum und den Anforderungen der Projekte skalieren kann, ohne dabei die Leistung oder die Benutzererfahrung zu beeinträchtigen.

  • Audit-Trail und Protokollierung:
    Eine gute Software für digitales Baumanagement sollte eine umfassende Protokollierungsfunktion bereitstellen, die alle Aktivitäten der Benutzer genau aufzeichnet. Dadurch wird eine lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet und eventuelle Probleme oder Sicherheitsverletzungen können jederzeit effektiv identifiziert und behoben werden. 

 

Diese Übersicht zeigt klar: Ein gut funktionierendes Benutzermanagement ist wichtiger, als auf den ersten Blick gedacht und das aus vielerlei Gründen. Praktischerweise gibt es mit Microsoft 365 und Teams bereits eine Lösung, die ganzheitlich alle Anforderungen an eine moderne Benutzerverwaltung und -steuerung abdeckt. Davon profitiert auch das digitale Baumanagement, wie wir gleich sehen werden.  

Microsoft 365 und Teams: Das perfekte Fundament für digitales Baumanagement

Es liegt auf der Hand: Werkzeuge, die jeder kennt und gefühlt schon immer verwendet, müssen nicht lange erklärt werden. Die allgegenwärtigen Tools aus dem Microsoft-Universum sind dafür das beste Beispiel. Neben dem Offensichtlichen sind Microsoft 365 und Teams aber noch aus vielen anderen Gründen das perfekte Fundament für digitales Baumanagement: 

 

  • Vertrautheit und Akzeptanz:
    Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft-Produkte wie Word, Excel, Outlook und SharePoint als feste Bestandteile ihrer täglichen Arbeitsabläufe. Lösungen für digitales Baumanagement, die auf Microsoft 365 und Teams aufbauen, erleichtern daher die Integration in bestehende Arbeitsprozesse. Die Anwender sind schon mit der Benutzeroberfläche und wichtigen Funktionen vertraut und finden sich bei komplementären Lösungen rasch gut zurecht.

     

  • Umfassende Integration:
    Microsoft bietet mit seiner Microsoft 365 Suite eine vielfältige Palette von Produkten und Dienstleistungen, die reibungslos miteinander integriert sind – von E-Mail und Kalender über die Dateifreigabe bis hin zur Zusammenarbeit und Kommunikation. Dadurch entfällt die zeitraubende separate Verwaltung von Systemen oder Schnittstellen.

     

  • Sicherheit und Compliance:
    Microsoft legt großen Wert auf Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen für seine Produkte und Dienstleistungen. Lösungen, die auf Microsoft 365 und Teams basieren, profitieren daher von diesen robusten Sicherheitsfunktionen. Dazu gehören Datenverschlüsselung, mehrstufige Authentifizierung, effiziente Bedrohungsabwehr und Unterstützung bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

     

  • Datenhoheit in der Microsoft Cloud:
    Für Unternehmen ist es entscheidend, jederzeit die Hoheit über ihre Daten zu behalten und nicht von ihren Softwareanbietern abhängig zu sein. Sie sollten stets die Kontrolle darüber haben, wie ihre Daten gespeichert, verarbeitet und genutzt werden. Die Microsoft Cloud ermöglicht diese Kontrolle und erlaubt Unternehmen ohne Einschränkung die Verwaltung ihrer Daten im Einklang mit ihren eigenen Anforderungen und Richtlinien.

     

  • Skalierbarkeit und Flexibilität:
    Microsoft 365 und Teams sind flexible Lösungen, die mit individuellen Bedürfnissen jeder Größe kompatibel sind. Anwender lassen sich einfach hinzufügen oder entfernen und ihre Möglichkeiten ganz nach Bedarf und ohne erheblichen Aufwand skalieren.

     

  • Kontinuierliche Innovation:
    Microsoft entwickelt seine Produkte und Dienstleistungen laufend weiter. Lösungen, die auf Microsoft 365 und Teams basieren, ziehen daher Nutzen aus den kontinuierlichen Updates mit neuen Funktionen, Verbesserungen und Integrationen. Unternehmen verfügen damit nicht nur über eine stabile Grundlage für ihre Branchenlösungen, sondern gleichzeitig auch über eine passende Infrastruktur für den künftigen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).  

Wir sehen: Als Fundament für professionelle Branchenlösungen sind Microsoft 365 und Teams praktisch unschlagbar. Mit BUILD 365 haben wir daher eine Lösung für das digitale Projekt- und Planmanagement entwickelt, die nahtlos an die Microsoft Welt andockt und gleich auch noch deren effizientes Benutzermanagement übernimmt.    

BUILD 365: Digitales Baumanagement mit einfacher Benutzerverwaltung und -steuerung

BUILD 365 ist eine praxisbewährte All-in-one Lösung für das digitale Baumanagement, die komplett in die bestehende Microsoft 365- und Teams-Umgebung eines Unternehmens integriert wird und praktisch sofort einsatzbereit ist. Denn BUILD 365 kommt ohne eigene Benutzerverwaltung aus. Die User melden sich direkt über ihren bestehenden Microsoft-Account an und haben über eine intuitive Benutzeroberfläche sofort Zugriff auf alle für sie relevanten Tools und Informationen. 

Im Gegensatz zu vergleichbaren Baumanagement-Lösungen erhalten die zuständigen Personen ihre Zuweisung zu verschiedenen operativen Einheiten mit BUILD 365 direkt über Microsoft Teams. Jedes individuelle Projekt kann damit wie alle anderen Teams einfach angesteuert werden. Alles funktioniert wie gewohnt. Die Einarbeitungszeit bleibt minimal, die  Mitarbeiter können sich direkt mit den einzelnen Tools vertraut machen und schon nach ein bis zwei Tagen mit Bautagebuch, BIM, Mängelerfassung, Planmanagement und Co. produktiv arbeiten.

Effiziente Einbindung externer Partner

Von der zentralen Benutzerverwaltung direkt über den Microsoft-Account profitieren nicht nur die Mitarbeiter des Bauträgers, sondern auch alle externen Partner. Das manuelle Anlegen von immer wieder denselben Stammdaten für jedes neue Projekt ist damit endgültig Geschichte. Mit wenigen Klicks ist alles erledigt und alle relevanten Informationen sicher und nachvollziehbar mit den verantwortlichen Personen geteilt. 

Aber nicht nur der Bauträger profitiert von einer effizienten Benutzerverwaltung und -steuerung mit Microsoft 365 und Teams. Auch aus Perspektive der externen Stakeholder überzeugt der Ansatz von BUILD 365 auf ganzer Linie. Mit nur einmal Anmelden hat ein Partner nun einen kompletten Überblick über alle Projekte und beteiligten Baufirmen und kann rasch zwischen den einzelnen Projekten/Teams hin und her wechseln. Eine echte Win-Win-Situation für wirklich alle Stakeholder. 

Benutzerverwaltung mit BUILD 365: Alle Vorteile im Überblick

  • vollständige Integration in Microsoft 365 
  • schnelle Einrichtung: Anmelden und loslegen
  • unkompliziertes On-/Offboarding von Mitarbeitern
  • einfache Zuweisung von Projekten
  • rascher Wechsel zwischen Projekten
  • intuitives User-Interface
  • zentrale Benutzerverwaltung
  • sichere Einbindung externer Stakeholder

 

Fazit: Gute Branchensoftware ist anwenderfreundlich und transparent

Immer mehr Bauträger erkennen das enorme Potenzial der Digitalisierung und stellen mit der Anschaffung digitaler Branchenlösungen für das Projekt- und Baumanagement die Weichen Richtung Zukunft. Damit Sie bei der Realisierung Ihrer Digitalisierungsstrategie keine bösen Überraschungen erleben, sollten Sie jedoch darauf achten, dass Ihre Software nicht nur in der grauen Theorie alle Anforderungen erfüllt. Die Lösung muss im Arbeitsalltag volle Transparenz bieten und eine reibungslose Interaktion der berechtigten Anwender untereinander sowie mit allen relevanten Daten gewährleisten. Das gilt für das Planungsbüro ebenso wie für die Baustelle. 

 

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum Microsoft 365 und Teams die perfekte Basis für eine effiziente Benutzerverwaltung und -steuerung sind. Machen Sie jetzt den kostenlosen Praxistest und erleben Sie in einer personalisierten Demo, wie BUILD 365 Ihre Prozesse wesentlich vereinfacht.