Würde man eine Studie durchführen über die häufigsten Gründe, warum auf Baustellen geflucht wird, dann bekäme der Ärger über widersprüchliche Angaben in wichtigen Plänen und Dokumenten bestimmt ein eigenes Kapitel gewidmet. Und dort wiederum würde das Raumbuch an prominenter Stelle als Quell allen Übels genannt sein. Nun gut, das ist vielleicht ein wenig übertrieben, aber tatsächlich steht das Raumbuch praktisch synonym für zeitraubende Einträge, fehleranfällige Prozesse und eine wenig effiziente Datenverwaltung.
Wie können Projektleiter, Architekten und Bauingenieure also die kleinen und großen Ärgernisse eines traditionellen Raumbuchs vermeiden und gleichzeitig ihren Blutdruck unter Kontrolle bringen? Eine einfache und effiziente Methode ist die Einführung einer digitalen Lösung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Ihnen ein zentral geführtes Raumbuch dabei hilft, Ressourcen zu sparen und Fehlerpotentiale zu minimieren und warum unsere Plattform BUILD 365 dafür genau die richtige Wahl ist.
Welche Funktion erfüllt ein Raumbuch im Baumanagement?
Die Dokumentation von Informationen über Räume und Gebäude spielt eine entscheidende Rolle bei der Planung, Ausführung und Dokumentation von Bauprojekten. Für diesen Prozess ist das Raumbuch ein wesentliches Werkzeug. Es erfasst alle Räume eines Projekts, ermöglicht deren eindeutige Zuordnung und ist speziell darauf ausgerichtet, den Raumbedarf zu ermitteln. Das Raumbuch dient also nicht nur der Information, sondern trägt auch zum Erreichen der Planungsvorgaben bei. Bauherren, Architekten und Planer stellen mit ihm sicher, dass die gesteckten Ziele effizient umgesetzt werden.
Eine weitere wichtige Funktion des Raumbuchs ist seine Rolle bei der Optimierung. Indem es detaillierte Informationen über die einzelnen Räume enthält, ermöglicht es eine gezielte Planung und Nutzung der Ressourcen im konkreten Betrieb des Gebäudes.
Typische Inhalte eines Raumbuches:
- Raum-Attribute: Gesamtlänge einer Stromleitung, Zuleitung für einen Rauchabzug, wichtige Besonderheiten etc.
- Raumdaten: Fläche, Funktion, Nutzung, etc.
- Gebäudeinformationen: Grundrisse, technische Zeichnungen, Baumaterialien, technische Ausstattung etc.
- Nutzungsdaten: Angaben zur Nutzung der Räume
- Betriebsdaten: Instandhaltung, Reparaturen, Energieverbrauch etc.
- Historische Daten: Veränderungen, die im Laufe der Zeit vorgenommen wurden (z.B. Renovierungen, Erweiterungen)
7 häufige Probleme bei der Raumverwaltung
Die Raumverwaltung ist ein unverzichtbares Element einer effizienten Abwicklung des Bau- und Projektmanagements. Gerade deshalb ist es so wichtig, Verbesserungspotentiale zu identifizieren und mithilfe geeigneter Instrumente zu realisieren. Im Folgenden lernen Sie 7 häufige Probleme bei der Nutzung eines Raumbuchs kennen.
- Unvollständige Informationen: Fehlende Angaben führen während des Bauprozesses häufig zu hinderlichen Missverständnissen und damit zu Verzögerungen und Kostenüberschreitungen.
- Veraltete Daten: Dasselbe gilt für veraltete Daten. Denn nicht mehr aktuelle Informationen erfordern oft zeit- und kostenaufwändige Planungsänderungen oder Anpassungen im Bauprozess.
- Mangelnde Kongruenz: Stimmen das Raumbuch und andere Dokumente (z.B. Baupläne, Spezifikationen, Zeitplan) nicht überein, kommt es unweigerlich zu kostspieligen Verzögerungen.
- Kommunikationsprobleme: Ungleiche Angaben in den Dokumenten sorgen für Kommunikationsprobleme zwischen den Beteiligten.
- Ungeeignete Tools: Durch mangelnde Kompatibilität mit anderen Anwendungen bzw. mangelnde Akzeptanz unter den Benutzern wird so manche Raumverwaltungssoftware schnell zum teuren Stolperstein.
- Fehlende Software: Manche Unternehmen schieben die dringend notwendige Digitalisierung generell auf die lange Bank. Ihr “Raumbuch” besteht aus einer Ansammlung von Ordnern und losen Schriftstücken. Einen ganzheitlichen Überblick zu bekommen, ist damit eine regelrechte Sisyphusarbeit und Prozesse bleiben unnötig kompliziert.
- Inkonsistente Methoden: Während die Planungstools für Bauprojekte immer ausgefeilter und effizienter werden, bleibt die Modernisierung der Raumbücher oft auf der Strecke. Die Informationen im Raumbuch stimmen daher selten mit den aktuellen Bauplänen überein.
Die Problemfelder rund um die Raumverwaltung sind vielfältig und tatsächlich bleibt in diesem Bereich am Ende des Tages so gut wie immer viel Zeit und Geld auf der Strecke. Die gute Nachricht: Mit der richtigen Raumbuch-Software umgehen Sie gleich alle potenziellen Problemfelder auf einmal. Worauf Sie bei der Auswahl eines digitalen Raumbuchs achten müssen, sehen wir uns gleich im nächsten Abschnitt an.
Was muss ein modernes Raumbuch können?
Eine moderne digitale Raumverwaltung muss eine zentrale Datenbank für Gebäudeinformationen bieten, die eine direkte Synchronisation aller Unterlagen ermöglicht. Dadurch werden Änderungen in den Plänen oder Grundrissen automatisch aktualisiert, sodass alle Beteiligten stets auf dem neuesten Stand sind. Diese Verbindung erlaubt zudem eine direkte Navigation von den Rauminformationen zu den korrespondierenden Plänen und umgekehrt.
Zusätzlich sollte ein modernes Raumbuch über ein effizientes Mängelmanagement verfügen, das die Anlage von Mängelberichten ermöglicht, Verantwortlichkeiten zuweist und die Nachverfolgung von Reparaturen erleichtert. Um alle Projektbeteiligten über relevante Entwicklungen auf dem Laufenden zu halten, sind auch hier automatische Benachrichtigungen und Aktualisierungen von Vorteil.
Last but not least bietet ein State-of-the-Art Raumbuch auch detaillierte Analysen und aussagekräftige Berichte, die wertvolle Einblicke zum Bauprozess und später zur Gebäudenutzung und -wartung erlauben – Stichwort “Lean-Construction”. Genau dieses digitale Raumbuch haben wir mit BUILD 365 für zukunftsorientierte Unternehmen entwickelt.
BUILD 365: Effiziente Raumverwaltung auf Basis von Microsoft 365
BUILD 365 ist eine modulare Plattform für integrales Projekt- und Baumanagement auf Basis von Microsoft 365, die unter anderem ein eigenes Tool für effiziente Raumverwaltung bietet. Das digitale Raumbuch von BUILD 365 überzeugt dabei durch eine praxisorientierte Konzeption sowie mit folgenden Funktionen:
- Lückenlose Dokumentation über den kompletten Lebenszyklus eines Gebäudes:
BUILD 365 erfasst zentral an einem Ort und in Echtzeit alle projektrelevanten Daten. Jeder Benutzer kann direkt im Raumbuch seine Informationen und Kommentare anbringen. Im Hintergrund entsteht ein vollständiges Protokoll zu sämtlichen Eingaben. Damit ist zu jeder Zeit nachvollziehbar, welche Änderungen wann, wo und von wem durchgeführt wurden.
- Automatische Synchronisation von Gebäudeinformationen mit dem 3D-Modell:
3D-Modelle eines Gebäudes werden in Zukunft in BUILD 365 im BIM-kompatiblen IFC-Dateiformat gespeichert und alle relevanten Daten automatisch mit dem Raumbuch synchronisiert. Eine manuelle Anlage von Räumen oder Berichten ist damit nicht mehr notwendig.
- Rasche Erstellung von Raumvorlagen und Verknüpfung mit zentraler Datenablage:
Im digitalen Raumbuch können Vorlagen einfach erstellt, mit allen relevanten Attributen versehen und ganz ohne Aufwand für jedes weitere Projekt adaptiert werden. Gerade im Objektbau mit einer großen Anzahl von Räumen mit gleichem Grundriss bedeutet das eine enorme Zeitersparnis.
- Effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten:
BUILD 365 bringt die Effizienz des digitalen Raumbuchs direkt auf die Baustelle. Für jeden Raum kann ein eigener QR-Code erstellt und mittels Ausdruck physisch vor Ort angebracht werden. Durch das Scannen des QR-Codes mit der BUILD 365 App erhalten Verantwortliche direkt alle Informationen zum jeweiligen Raum angezeigt und können z.B. Mängel direkt dokumentieren und mit den zuständigen Personen teilen. Subunternehmer sehen auf diese Weise sofort, wo und bis wann sie Verbesserungen durchführen müssen und ihre Auftraggeber wiederum erfahren sofort, wann der Mangel behoben wurde. - Gebäudeverwaltung im laufenden Betrieb
Das digitale Raumbuch von BUILD 365 ist nicht nur zur Umsetzung von Bauprojekten die perfekte Lösung, sondern auch für nicht bauausführende Stakeholder. Es eignet sich beispielsweise hervorragend für die Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung. Vermieter können das Modul nutzen, um bequem ihre Wohneinheiten oder gemeldete Mängel und Reklamationen zu erfassen. Und auch Brandschutzbegehungen können damit unkompliziert abgewickelt und für alle Beteiligten lückenlos dokumentiert werden.
Mit diesen Features bietet das digitale Raumbuch von BUILD 365 alles, was es für eine optimale Raumverwaltung braucht. Es überzeugt als effektive und schnell implantierbare Einzellösung ebenso wie als Teil einer ganzheitlichen Plattform für kluges Projekt- und Baumanagement in der Microsoft Cloud.
Fazit: Die Zukunft der Raumverwaltung ist digital
Digitalisierung ist mit Abstand der wichtigste Innovationsmotor. Wer heute nicht die richtigen Schritte setzt, wird schon morgen im Wettbewerb das Nachsehen haben. Auch die Baubranche kann sich dieser Entwicklung nicht entziehen. Gerade am Beispiel “Raumbuch” macht der Vergleich der digitalen mit der analogen Welt die Vorteile deutlich sichtbar. Mit der richtigen Lösung sorgen Unternehmen ohne viel Aufwand für deutlich mehr Effizienz. Und das auf allen Wertschöpfungsstufen und für alle Beteiligten.
Sind Sie bereit für die Zukunft und die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Bauprojekte und Raumverwaltung? Dann fordern Sie gleich Ihre kostenlose Testversion von BUILD 365 an.
