Im ersten Teil unserer Blogreihe haben wir beschrieben, warum sich die Diskussion über KI zunehmend von der Technologie auf die zugrunde liegenden Daten verlagert.
Doch was bedeutet das konkret im Projektalltag?
Die eigentliche Stärke von KI liegt nicht darin, einzelne Dokumente zusammenzufassen oder Fragen zu beantworten. Spannend wird es dort, wo Informationen aus unterschiedlichen Quellen erstmals zusammengeführt werden können.
Genau hier treffen BUILD 365 und Microsoft Copilot aufeinander.
Vier typische Anwendungsfälle zeigen, wie unterschiedliche Rollen im Projektalltag davon profitieren können.
Bauleitung: Vom Baustellenrundgang zur Aufgabe
Bauleiter verbringen einen Großteil ihres Arbeitstages nicht im Büro, sondern auf der Baustelle. Genau dort entstehen oft die wichtigsten Informationen.
Während eines Rundgangs fällt beispielsweise auf, dass eine Leistung fehlt oder eine Abstimmung erforderlich wird. Statt Notizzettel zu schreiben oder sich Informationen bis zum nächsten Aufenthalt im Baubüro zu merken, genügt eine Sprachnachricht ins Smartphone.
Aus einer kurzen Beobachtung kann automatisch eine Aufgabe, ein Termin, ein Besprechungspunkt oder sogar ein E-Mail-Entwurf entstehen. Bei Bedarf lassen sich zudem relevante Informationen und frühere Entscheidungen im Projekt direkt recherchieren. Die eigentliche Stärke liegt dabei nicht in der Sprachfunktion selbst. Entscheidend ist, dass Informationen genau dort erfasst werden, wo sie entstehen, und anschließend strukturiert weiterverarbeitet werden können.
Die Sprachfunktion wirkt auch in die andere Richtung: Auf den regelmäßigen Fahrten zwischen Baustelle, Büro und Terminen können unterwegs relevante Informationen und Zusammenfassungen vorgelesen werden. So wird selbst die Fahrzeit zur produktiv nutzbaren Zeit.
Bauleitung: Die Woche auf einen Blick
Neben der Dokumentation gehört vor allem eines zum Alltag vieler Bauleiter: den Überblick behalten.
Bautagesberichte, Projektmails, Besprechungsprotokolle und Dokumentationen erzeugen jede Woche eine enorme Menge an Informationen. Gleichzeitig entstehen auf der Baustelle täglich neue Erkenntnisse, Rückfragen, Abstimmungen und Aufgaben.
Oft stellt sich freitags die Frage: Was ist diese Woche eigentlich passiert?
Anstatt einzelne Dokumente manuell durchzugehen, können die relevanten Informationen zusammengeführt und aufbereitet werden. Behinderungen, offene Entscheidungen, kritische Termine oder wiederkehrende Themen lassen sich deutlich schneller identifizieren.
Aus vielen Einzelinformationen entsteht so ein verständlicher Überblick über das tatsächliche Projektgeschehen.
Perspektivisch kann dieser Überblick durch einen Agenten zu einem festen Zeitpunkt automatisiert erstellt werden, bspw. freitags zur gezielten Nacharbeit oder montags als strukturierter Start in die neue Woche.
Projektmanagement: Das Jour Fixe in fünf Minuten vorbereiten
Kaum ein Termin begleitet Projekte so konstant wie das regelmäßige Jour Fixe.
Die Vorbereitung ist häufig aufwendig. Offene Punkte aus dem letzten Protokoll müssen geprüft, neue E-Mails gesichtet und aktuelle Themen zusammengetragen werden. Oft steckt die Information bereits irgendwo im Projekt. Die Herausforderung besteht darin, sie wiederzufinden.
Hier kann Copilot unterstützen, indem er Informationen aus Protokollen, Projektunterlagen, E-Mails und weiteren Dokumenten zusammenführt.
Dadurch entsteht nicht einfach nur eine Agenda. Es entsteht eine fundierte Übersicht darüber, welche Entscheidungen offen sind, welche Risiken neu hinzugekommen sind und welche Themen im nächsten Termin tatsächlich besprochen werden sollten.
Gerade bei diesem Anwendungsfall wird sichtbar, was eine gemeinsame Datenbasis leisten kann: Nicht die einzelne Information ist entscheidend, sondern die Verknüpfung vieler Informationen zu einem Gesamtbild.
Bauherren und Projektentwickler: Aus Projekten wird Unternehmenswissen
Besonders spannend wird es für Organisationen, die über Jahre hinweg zahlreiche Projekte realisiert haben. Mit jedem Projekt wachsen Erfahrungen, Entscheidungen und Projekterkenntnisse. Vieles davon bleibt in den Köpfen der Beteiligten, vieles wird in Dokumenten, Protokollen und Projektunterlagen festgehalten. Welche Fassadensysteme haben sich bewährt? In welchen Projekten wurde Geothermie eingesetzt? Welche Hersteller wurden ausgewählt und welche Erfahrungen wurden dabei dokumentiert?
Bisher bedeuteten solche Fragen oft eine zeitaufwendige Suche durch alte Projektordner, Ausschreibungen, Protokolle und Dokumentationen.
Mit einer gemeinsamen Datenbasis können Projektinformationen projektübergreifend ausgewertet werden. Aus abgeschlossenen Projekten wird plötzlich nutzbares Wissen für zukünftige Entscheidungen.
Gerade für Bauherren, Projektentwickler und Bauträger entsteht dadurch ein neuer Mehrwert: Erfahrungen bleiben nicht in einzelnen Projekten verborgen, sondern werden für zukünftige Vorhaben wieder verfügbar.
Planende und Architekten: Lösungen statt Dokumentensuche
Auch in Planung und Architektur beginnen viele Fragestellungen nicht bei null. Oft wurden vergleichbare Aufgaben bereits in früheren Projekten gelöst.
Welches Fassadensystem wurde damals eingesetzt? Welcher Sonnenschutz hat sich bewährt? Welche Produkte oder Fabrikate wurden ausgewählt und vor allem: warum?
Anstatt Projektarchive manuell zu durchsuchen, können relevante Informationen deutlich schneller identifiziert werden. Damit wird vorhandenes Projekt- und Unternehmenswissen unmittelbar für neue Planungs- und Entwurfsaufgaben nutzbar.
BUILD 365: Die Datenbasis hinter der KI
Alle Beispiele haben eines gemeinsam:
Sie leben nicht von der KI allein. Sie leben von einer Datenbasis, die Informationen aus Projekten strukturiert zusammenführt, langfristig verfügbar macht und über Jahre hinweg nutzbar hält.
BUILD 365 schafft dafür eine gemeinsame Informations- und Kollaborationsumgebung. Dokumente, Planstände, BIM-Informationen, Besprechungen und Projektunterlagen werden zentral organisiert und bleiben gleichzeitig im Microsoft-Tenant des Kunden. Dabei bleibt jederzeit sichergestellt: Jeder sieht nur, was er sehen darf. Die etablierten Berechtigungen von Microsoft und BUILD 365 gelten auch bei der Nutzung durch KI uneingeschränkt weiter.
So entsteht eine sichere und verlässliche Grundlage, auf der Lösungen wie Microsoft Copilot ihr Potenzial entfalten können.
Nicht die KI wird langfristig zum entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Sondern die Datenbasis, auf der sie arbeitet.