Im Projekt- und Baumanagement ist die Mängelerfassung weit mehr als nur eine lästige Pflichtübung. Denn Versäumnisse und Fehler im Mängelmanagement wirken sich immer negativ auf die Qualität des fertigen Bauprojekts aus. Dauerhafte Wertminderungen des Gebäudes und Reputationsverluste für den Bauträger sind nur einige der Folgen von nicht behobenen Bauschäden, vernachlässigten Sicherheitsrisiken und falsch verbauten Materialien.
Die Baubranche braucht daher effiziente und effektive Lösungen für die Erfassung von Mängeln. Der Schlüssel liegt auch hier in der erfolgreichen Digitalisierung. In diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen daher zeigen, worauf es bei der digitalen Mängelerfassung ankommt und wie Sie die passende Software dafür wählen. Legen wir also gleich mit den Grundlagen los.
Welche Aufgaben hat die Mängelerfassung im Baumanagement?
Die Mängelerfassung im Baumanagement spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung der Qualität und Einhaltung vertraglicher Anforderungen. Zu ihren Hauptaufgaben zählt, wie der Name schon sagt, die Identifikation und Erfassung von Mängeln während des Bauprozesses bzw. nach Abschluss bestimmter Bauabschnitte. Dazu gehören die Beschreibung des Mangels, Standortinformationen sowie fotografische Nachweise. Im Dokument werden neben klassischen Mängeln aber auch bisher unerledigte Aufgaben erfasst sowie ein etwaiger Klärungsbedarf offener Fragen.
Des Weiteren erfolgt eine Priorisierung der Mängel basierend auf ihrer Dringlichkeit und ihrem potenziellen Einfluss auf das Projekt, um Ressourcen effizient einzusetzen. Die wichtigsten Probleme werden zuerst in Angriff genommen und jedes Thema einem Verantwortlichen zur weiteren Bearbeitung zugewiesen. In Folge hält das Mängelmanagement auch die Fortschritte und den Status der Mängelbehebung fest. Zum Ende des Bauvorhabens erfolgt anhand der erfassten Daten eine abschließende Überprüfung, ob alle Anforderungen erfüllt sind und das Projekt den geforderten Standards entspricht.
So in etwa sieht das Mängelmanagement in einer perfekten Bauwelt aus. Allerdings führt der Status Quo auf vielen Baustellen oft zu anderen Ergebnissen. Werfen wir also einen Blick auf die Folgen einer nicht so optimalen Mängelerfassung.
5 negative Auswirkungen einer unzureichenden Mängelerfassung
Wie das Baumanagement von einer digitalen Mängelerfassung profitiert
Dass die Nichtbehebung von Mängeln nicht unbedingt förderlich für den Projekterfolg ist, liegt auf der Hand. Bei näherer Betrachtung sind die Folgen aber noch gravierender als gedacht und zeigen sich in diesen 5 negativen Auswirkungen einer unzureichenden Mängelerfassung:
- Kostenexplosion:
Zu spät entdeckte Mängel führen oft zu deutlich höheren Gesamtkosten, z.B. durch höhere Aufwände für Reparaturen oder Verzögerungen im Bauzeitplan. - Qualitätsprobleme:
Unentdeckte Mängel bewirken einen Qualitätsverlust beim fertigen Projekt und beeinträchtigen die Kundenzufriedenheit, was wiederum den Ruf der Baufirma beschädigt. - Rechtliche Probleme:
Rechtliche Probleme zwischen den beteiligten Parteien sind eine weitere Folge von unzureichendem Mängelmanagement und ziehen mitunter langwierige und kostspielige Gerichtsverfahren nach sich. - Sicherheitsrisiken:
Nicht erfasste und unbehobene Mängel können auch ein Sicherheitsrisiko für Arbeiter auf der Baustelle bzw. für spätere Bewohner und Nutzer des Gebäudes darstellen. - Kein Lerneffekt:
Ohne umfassende und übersichtliche Mängelerfassung fehlt es am notwendigen Datenmaterial, um aus Fehlern zu lernen und von Projekt zu Projekt eine Qualitätssteigerung zu ermöglichen.
Mängelbedingte Verzögerungen bedeuten Stress für alle Beteiligten und dadurch oft deutliche Qualitätseinbußen. Ein effizientes System für die Mängelerfassung trägt daher auf vielen Ebenen zum Gelingen eines Bauprojekts bei. Digitale Lösungen liefern im Vergleich zu ihren physischen Pendants deutlich bessere Ergebnisse.
Die Einführung digitaler Tools zur Mängelerfassung hat das Baumanagement grundlegend verändert und bietet zahlreiche Vorteile. Einer der wichtigsten Aspekte ist die Steigerung der Effizienz. Mängel können schneller erfasst, dokumentiert und kommuniziert werden, was zu einer beschleunigten Mängelbehebung und damit zur pünktlichen Fertigstellung des Bauprojekts führt. Echtzeit-Informationen über den Status und die Art der aufgetretenen Mängel erlauben eine prompte Reaktion und eine zielgerichtete Entscheidungsfindung, was den Bauprozess insgesamt beschleunigt.
Darüber hinaus verbessert die digitale Mängelerfassung die Kommunikation zwischen verschiedenen Parteien erheblich. Auftragnehmer, Architekten und Bauherren können Informationen effizienter austauschen, Missverständnisse minimieren und Lösungen schneller finden. Die digitale Speicherung der Daten ermöglicht zudem eine bessere Nachvollziehbarkeit von Gewährleistungsansprüchen sowie eine bessere Analyse des gesamten Prozesses.
Digitalisierung als Innovationsmotor
Die digitale Erfassung von Mängeln erlaubt darüber hinaus deren Integration und Quervernetzung in andere Lösungen, wie z.B. Raumbuch, Building Information Modeling (BIM) oder Bautagebuch. Auf diese Weise können mit den richtigen Tools und einem kompatiblen System einmal erfasste Daten praktisch überall verwendet und enorme Effizienzgewinne erzielt werden. Gleichzeitig bilden die auf diese Weise vernetzten Daten eine hervorragende Grundlage für die Optimierung aller Prozesse im gesamten digitalen Projekt- und Baumanagement.
Im Folgenden wollen wir uns daher gleich noch ansehen, was eine Software für digitales Mängelmanagement bieten muss, damit Unternehmen auch wirklich ihr ganzes Potential ausschöpfen können.
5 Schlüsselkriterien für die Wahl der richtigen Software für die digitale Mängelerfassung
Mittlerweile gibt es viele verschiedene Tools zur digitalen Erfassung von Mängeln im Baumanagement, aber längst nicht alle erfüllen die in sie gesetzten Erwartungen. Um unnötige Kosten und Ärger zu vermeiden, berücksichtigen Sie diese 5 Schlüsselkriterien für die Wahl der richtigen Software für die digitale Mängelerfassung:
- Usability:
Eine digitale Mängelerfassung soll die Arbeit einfacher machen und nicht komplizierter. Nur wenn die Arbeiter und Handwerker auf der Baustelle von dem Tool profitieren, werden sie es auch verwenden.
- Mobilität:
Ihre Lösung sollte den Mangel direkt vor Ort erfassen, mit Fotos dokumentieren und unmittelbar an alle Beteiligten kommunizieren können. Dafür braucht es sowohl mobilen Zugriff als auch die Möglichkeit, alle Informationen offline zu erfassen. - Vollständigkeit:
Das Tool muss in der Lage sein, alle Mängel lückenlos zu dokumentieren und zu archivieren. Dafür braucht es einen einheitlichen und vollständigen Informationsaustausch zwischen allen Stakeholdern. - Nachvollziehbarkeit:
Wählen Sie eine Lösung, die eine Aufbereitung der erfassten Daten zu Protokollen und Berichten ermöglicht, die Sie mit allen Nachunternehmern, Projektbeteiligten und Partnern teilen können. - Kompatibilität:
Achten Sie auf Kompatibilität mit anderen Baumanagement-Lösungen, wie z.B. Ihr Raumbuch, BIM oder Planmanagement. So gewährleisten Sie maximale Effizienz beim Einsatz Ihrer Software und verfügen gleichzeitig über ein tragfähiges Fundament für den Ausbau Ihrer Digitalstrategie.
Wenn Sie diese Kriterien bei der Wahl Ihrer Lösung berücksichtigen, werden Sie Ihr Mängelmanagement maßgeblich optimieren. Wie das in der Praxis funktioniert, wollen wir uns nun anhand eines Beispiels mit BUILD 365 ansehen.
Best Practice: Digitale Mängelerfassung mit BUILD 365
Zum Start eines neuen Projekts, der Errichtung eines Gewerbeparks, hat die fiktive Baufirma PrimeConstruct GmbH beschlossen, ihre Mängelerfassung zu digitalisieren. Wagen wir also einen Blick darauf, wie es gelaufen ist.
Implementierung der neuen Lösung
Für die Umsetzung einer digitalen Lösung hat sich das Unternehmen nach eingehender Evaluierung verschiedener Möglichkeiten für BUILD 365 entschieden. Denn die Plattform bietet neben der Mängelerfassung auch viele weitere nützliche Module für das Projekt- und Baumanagement, unter anderem ein Raumbuch, Planverwaltung und BIM.
Ein weiterer Vorteil: BUILD 365 basiert auf Microsoft 365 und Microsoft Teams. Die Plattform lässt sich ohne viel Aufwand und Kosten in die bestehende Microsoft-Infrastruktur integrieren und ist praktisch sofort einsatzbereit.
Einsatz auf der Baustelle
Über die digitale BUILD 365 App rufen Bauleiter und Inspektoren der PrimeConstruct GmbH nun durch Einscannen eines QR-Codes gewünschte Bereiche direkt auf und erfassen Mängel planbasiert über Ihr Smartphone – inklusive Beschreibungen, Fotos und exakte Standortinformationen. Sobald ein Mangel erfasst ist, erhalten die zuständigen Handwerker automatisch eine Benachrichtigung und können unmittelbar zielgerichtete Maßnahmen zu dessen Behebung in Gang setzen. Bei baugleichen Räumen werden einmal eingetragene Mängel außerdem automatisch übernommen und müssen nicht jedes Mal erneut eingetragen werden.
Für die PrimeConstruct GmbH und alle Beteiligten war daher rasch klar: Mit der neuen digitalen Mängelerfassung haben Sie immer alles im Blick, sparen Zeit und vermeiden lästige Missverständnisse. Ein echter Gewinn für jedes Team und jedes Baumanagement.
Fazit: Digitalisieren Sie Ihr Mängelmanagement, aber machen Sie es richtig
Das Mängelmanagement ist einer jener Bereiche im Projekt- und Baumanagement, der massiv von der Digitalisierung profitiert. Denn Mängel fallen im Rahmen eines Bauprojekts bis zu seiner Fertigstellung sehr viele an. Die Menge an Daten und Informationen ist also naturgemäß hoch und eine Verwaltung mittels manueller Aufzeichnungen so gut wie nie effizient zu bewältigen.
Aber Achtung. Nicht jedes digitale Tool macht Ihr Mängelmanagement automatisch besser. Achten Sie bei der Wahl immer auf die in diesem Beitrag vorgestellten Schlüsselkriterien und holen Sie sich Unterstützung bei Digitalisierungsexperten, die die Anforderungen Ihrer Branche verstehen.
Unser Team steht Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Buchen Sie jetzt Ihren kostenlosen Beratungstermin und erleben Sie BUILD 365 in einer für Ihr Unternehmen personalisierten Demo. Wir zeigen Ihnen, wie unsere Lösung Ihr Mängelmanagement verbessert und viele andere Bereiche gleich mit dazu.
